発注お願いメールの例文！初心者でもすぐ送れるテンプレート集

ビジネスで発注メールを送る機会は多いですが、内容が曖昧だと誤解や手戻りの原因になります。

本記事では、「発注お願いメール」の基本構成から、状況別のフルバージョン例文まで、初心者でもすぐに使える形でまとめました。

通常の取引先への依頼、初めての取引、納期指定、見積依頼を兼ねた発注など、シーンごとに整理されたテンプレートを掲載しています。送信前に確認すべきチェックリストやNG表現も解説しており、正確で丁寧なメール作成をサポートします。

この記事を参考にすれば、相手に誤解なく意思を伝え、信頼関係を保ちながらスムーズに取引を進めることができます。

発注お願いメールとは？正確で信頼される依頼文の基本

この章では、「発注お願いメール」とは何か、そしてどんな目的で使われるのかを整理します。

ビジネスの現場でよく登場するこのメールは、単なる連絡ではなく、相手との信頼を築くための重要なやり取りです。

「発注書」と「発注メール」の違い

まず混同されがちな「発注書」と「発注メール」の違いを整理しておきましょう。

発注書は、契約を正式に証明するための文書であり、法的な効力を持ちます。

一方で、発注メールは、その前段階にあたる「依頼の意思を伝える連絡手段」です。

たとえば、取引先とのやり取りで「正式な発注書は後日お送りします」といった流れになるケースもあります。

つまり、発注メールは「迅速さ」と「意思確認」を重視したビジネスコミュニケーションの手段なのです。

なぜメールで依頼を残すことが重要なのか

ビジネスの現場では、口頭でのやり取りが誤解を生むことがあります。

たとえば「発注したつもりだった」「納期が違っていた」など、後からの食い違いがトラブルにつながることも。

そのため、発注内容をメールで明文化して残すことが、信頼関係を保つうえで非常に大切です。

また、社内共有や過去の履歴確認も容易になるため、チーム全体の業務効率化にもつながります。

重要なのは、「正確さ」と「丁寧さ」を両立させること。

それができている発注メールは、どんな相手にも安心して依頼できる印象を与えます。

つまり、「発注お願いメール」は単なる依頼文ではなく、信頼を形にするツールなのです。

発注お願いメールの書き方と基本構成

この章では、発注メールを書く際の基本的な流れと、相手に伝わりやすい構成を解説します。

ビジネスメールは内容の「正確さ」と「読みやすさ」の両方が大切です。

ビジネスメールの基本マナーをおさらい

発注メールは、依頼する側としての礼儀と信頼を示す文面である必要があります。

書き方の第一歩は、次の3点を意識することです。

• 件名で内容が一目でわかるようにする
• 宛名・挨拶を省略しない
• 本文では用件を簡潔にまとめる

たとえば、件名を「ご発注のお願い（〇〇商品の追加分）」と具体的にすることで、相手もすぐに内容を把握できます。

宛名を省略すると、印象が悪くなる場合があるので注意しましょう。

発注メールに必ず入れるべき5つの情報

内容が正確に伝わる発注メールには、次の5つの情報が欠かせません。

1. 商品名またはサービス名
2. 数量
3. 希望納期
4. 納品先（必要な場合）
5. 支払条件または見積確認

この5つを整理してから本文を作成すれば、伝達漏れを防ぐことができます。

特に「数量」や「納期」は誤記が発生しやすいため、送信前に必ず再確認しましょう。

件名・宛名・締め方までの構成テンプレート

発注メールの基本構成は、次の5ステップです。

この流れに沿って書くことで、どんな相手にも伝わりやすく、誤解のない依頼メールを作成できます。

つまり、良い発注メールとは「読む人がすぐ動ける」メールなのです。

すぐ使える！発注お願いメールの例文集【保存版】

この章では、実際のビジネス現場ですぐに使える発注お願いメールの例文を紹介します。

どの文面もそのまま使えるように構成しているので、必要に応じて社名や日付などを置き換えて活用してください。

① 通常の取引先への発注依頼メール（基本形・フルバージョン）

もっとも一般的な形の発注メールです。

継続的な取引がある相手に対して、追加注文などを依頼する際に使えます。

件名：【発注依頼】〇〇商品の追加分について

株式会社△△商事
営業部　□□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の営業担当、××です。

下記の内容にて、〇〇商品の追加発注をお願い申し上げます。

――――――――――――――
■商品名：〇〇（型番：ABC-123）
■数量：100個
■希望納期：1月20日（月）
■納品先：株式会社〇〇　本社倉庫
――――――――――――――

お手数をおかけいたしますが、ご確認のうえご対応をお願いいたします。
今後ともよろしくお願いいたします。

――――――――――――――
株式会社〇〇
営業部　××
TEL：00-0000-0000
E-mail：xxx@example.com
――――――――――――――

この形式をベースに、納期や数量を調整するだけで幅広く応用できます。

② 初めての取引相手への発注メール（丁寧タイプ）

初回取引では、自己紹介を丁寧に行い、信頼感を与える文面が重要です。

件名：【初回発注のお願い】□□商品のご依頼について

株式会社△△
営業部　□□様

初めてご連絡いたします。
株式会社〇〇の××と申します。

先日のお打ち合わせでご提案いただいた□□の件につきまして、
以下の内容で発注をお願い申し上げます。

――――――――――――――
■商品名：□□（型番：XYZ-456）
■数量：50個
■納期：2月5日（水）
■納品場所：弊社倉庫（東京都千代田区〇〇）
――――――――――――――

今後とも末永くお付き合いいただければ幸いです。
ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――
株式会社〇〇
営業部　××
TEL：00-0000-0000
E-mail：xxx@example.com
――――――――――――――

③ 納期指定・急ぎ案件の発注メール（スピード重視型）

納期を明確に指定したい場合のメールです。

相手がすぐに判断できるよう、冒頭で納期を強調しましょう。

件名：【発注依頼】〇〇商品 納期1月15日希望

株式会社△△
営業部　□□様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の××です。

下記内容にて発注をお願い申し上げます。
納期については1月15日（金）着でお願いできれば幸いです。

――――――――――――――
■商品名：〇〇（型番：DEF-789）
■数量：200個
■納品場所：〇〇物流センター
――――――――――――――

ご対応可能かご確認のうえ、折り返しご連絡をお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――
株式会社〇〇
営業部　××
TEL：00-0000-0000
E-mail：xxx@example.com
――――――――――――――

④ 見積依頼を兼ねた発注メール（確認＋依頼型）

見積をお願いしつつ、正式発注の意思も伝えるときの例文です。

件名：【見積・発注のお願い】新製品〇〇の件

株式会社△△
営業部　□□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の××です。

先日ご提案いただいた〇〇について、
下記内容での御見積および発注をお願い申し上げます。

――――――――――――――
■商品名：〇〇（型番：GHI-234）
■数量：300個
■希望納期：2月末頃
――――――――――――――

お見積書をご提示のうえ、発注内容をご確認いただけますと幸いです。
ご対応のほどよろしくお願いいたします。

――――――――――――――
株式会社〇〇
営業部　××
TEL：00-0000-0000
E-mail：xxx@example.com
――――――――――――――

⑤ 社内発注メール（他部署宛）

社内で他部署に依頼を出す際の、カジュアルすぎないビジネスライクな例です。

件名：【社内発注依頼】〇〇資材の手配について

資材管理部　□□様

お疲れさまです。
営業部の××です。

下記内容で〇〇資材の発注をお願いしたくご連絡しました。

――――――――――――――
■商品名：〇〇資材
■数量：20セット
■希望納期：1月25日（月）
――――――――――――――

ご確認のうえ、手配をお願いいたします。
完了後に共有いただけると助かります。

よろしくお願いします。

⑥ 英語で送る発注メール（海外取引用）

海外の取引先に英語で依頼を送る場合の例文です。

Subject: Purchase Order Request for Product ABC-100

Dear Mr. Smith,

I hope this message finds you well.
This is XX from XYZ Corporation.

We would like to place an order for the following items:

--------------------------------
Product name: ABC-100
Quantity: 150 units
Delivery date: February 10
Destination: XYZ Tokyo Warehouse
--------------------------------

Please confirm availability and expected delivery schedule.
Thank you for your kind support.

Best regards,
XX
XYZ Corporation

上記の例文をベースに、数量・納期・宛先を差し替えるだけで多くのシーンに対応できます。

送信前に見直したいチェックリストとNG例

この章では、発注メールを送る前に確認すべきポイントと、避けたい表現例を紹介します。

発注メールは取引の正式な記録にもなるため、細部の確認が信頼を左右します。

誤送信・数量ミスを防ぐ確認項目

メール送信前には、以下のチェックリストを必ず見直しましょう。

1つでも抜けていると、納期遅延や誤配送などの原因になることがあります。

「送信前の2分チェック」を習慣化すると、トラブルの9割は防げます。

やってはいけない表現・曖昧な言葉の例

ビジネスメールでは、表現の曖昧さが誤解を生みます。

以下のようなフレーズは避け、明確な言葉に置き換えましょう。

曖昧な依頼文は相手に余計な確認作業を増やす原因になります。

具体的な数字や日付を示すことで、スムーズなやり取りが可能になります。

文面をスッキリ見せるコツとフォーマット

長文メールは相手に負担をかけやすいので、レイアウトにも注意しましょう。

以下の工夫を取り入れると、見やすく伝わりやすいメールになります。

• 1つの段落を3行以内に収める
• 発注内容は箇条書きで整理
• 要点ごとに1行空けて区切る
• 本文の最後に必ず感謝の一文を入れる

また、メールの署名部分は下記のように整理するとわかりやすくなります。

――――――――――――――
株式会社〇〇
営業部　××
TEL：00-0000-0000
E-mail：xxx@example.com
――――――――――――――

発注メールは「内容の正確さ＋見た目のわかりやすさ」が信頼につながります。

まとめ：信頼を生む「発注お願いメール」のコツ

最後に、これまでの内容を整理しながら、発注お願いメールを送るうえで大切な考え方をまとめます。

単に商品を依頼するだけでなく、「この人となら安心して取引できる」と思ってもらえることが理想です。

正確さ・丁寧さ・誠実さを意識する

ビジネスメールの基本は「正確」「丁寧」「誠実」の3要素です。

発注メールも例外ではなく、依頼内容が正確で、文面が礼儀正しく、やり取りに誠実さが感じられることが大切です。

「内容が正確で丁寧なメール＝信頼できる人」という印象を与えます。

テンプレートを自社用に調整して活用する

本記事で紹介した例文は、あくまで汎用的なテンプレートです。

実際の業務では、自社の取引形態や相手との関係性に合わせて、言葉のトーンや文末表現を微調整しましょう。

• 長年の取引先 → やや柔らかめの文体
• 初取引やフォーマルな依頼 → かしこまった表現
• 社内宛て → 適度に簡潔で分かりやすい言葉

たとえば、同じ「ご確認をお願いいたします」でも、相手が社内か取引先かによってトーンを調整するだけで印象が変わります。

つまり、テンプレートは“そのまま使う”より“自分たちの言葉に直す”ことで価値が高まるのです。

メール1通で信頼関係が深まり、次の取引がスムーズになることも珍しくありません。

今日からは「正確・丁寧・誠実」を合言葉に、相手に安心感を与える発注メールを意識してみてください。