【完全版】電話ではなくメールでお願いするビジネスマナーと例文集

「できれば電話ではなく、メールで連絡してほしい」と思ったことはありませんか。

とはいえ、相手にどう伝えれば失礼にならないか悩みますよね。

この記事では、そんなときに使える「電話ではなくメールでお願いします」の丁寧な伝え方を、社内・社外・英語対応などのシーン別にたっぷり紹介します。

すぐに使えるフルバージョン例文も多数掲載しているので、今日からそのまま使えます。

相手に配慮しながら、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現するための完全ガイドです。

電話ではなくメールでお願いしたいときの基本マナー

ビジネスの現場では、「電話よりメールで連絡してほしい」と思う場面が増えています。

しかし、伝え方を間違えると冷たい印象を与えてしまうこともあります。

ここでは、相手の気持ちを大切にしながら、自然にメール連絡をお願いするための基本マナーを解説します。

どんな場面で「電話よりメール」が適している？

「電話よりメールのほうが良い」と感じるのは、主に次のような状況です。

相手のスケジュールを気遣いたいときや、記録を残したいときなどが代表的です。

状況	メールが適している理由
スケジュールが詰まっている	相手の時間を奪わず、自分のペースで確認できる
記録を残す必要がある	後で確認・共有が容易になる
内容が複雑	文章に残すことで誤解を防げる

相手の都合を考慮した上での「メール希望」は、むしろビジネスマナーとして評価されます。

失礼にならない伝え方のコツ

「電話ではなくメールで」と伝える際のコツは、理由を添えてお願いすることです。

一方的な指示ではなく、「業務の都合で」「確認作業を正確に行うため」など、相手が納得できる理由を添えると柔らかくなります。

例文：

「業務の確認を正確に行いたいため、できればメールでご連絡いただけますと助かります。」

「急ぎの内容でなければ、メールでのやり取りをお願いできますでしょうか。」

“お願いベース”の表現を使うと、相手も受け入れやすくなります。

「電話NG」に聞こえない柔らかな表現とは

「電話NG」と直接言うと、どうしても強い印象になります。

そこで、やんわりと「メールを優先したい」という意図を伝える表現にしましょう。

避けたい表現	おすすめの言い換え
電話は控えてください	可能でしたらメールでご連絡いただけますと幸いです
電話はしないでください	ご連絡はメールを中心にいただけますと助かります
電話では困ります	メールのほうが確実に対応できますのでお願いできますでしょうか

「制限」ではなく「お願い」に変えるだけで、印象が大きく変わります。

こうした配慮を心がけることで、相手との信頼関係も維持しながらスムーズに業務を進められます。

「電話ではなくメールでお願いします」の例文集【社内・社外別】

実際に「電話ではなくメールでお願いします」と伝えるときは、相手との関係性によって表現を変えるのがポイントです。

社内と社外では、敬語の使い方やクッション言葉の入れ方に違いがあります。

この章では、それぞれの場面に適したフルバージョン例文を紹介します。

社内での伝え方と例文（上司・同僚・部下）

社内では、ストレートに伝えても問題ありませんが、トーンは柔らかく保ちましょう。

上司・同僚・部下に合わせた言い回しを使うことで、自然に伝わります。

相手	ポイント
上司	敬意を保ちながら、業務効率を理由に添える
同僚	フランクすぎず、協力をお願いする形
部下	指示ではなく、ルール共有として伝える

例文1（上司へ）

件名：今後のご連絡方法について

〇〇部長

いつもご指導いただきありがとうございます。〇〇部の△△です。

最近、会議などで席を外すことが多く、電話対応が難しい時間帯が増えております。

つきましては、可能な範囲でメールでのご連絡をお願いできますでしょうか。

ご不便をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

例文2（同僚へ）

「お手数ですが、連絡はメールでいただけると助かります。確認もしやすいので、作業がスムーズになります。」

例文3（部下へ）

「今後のやり取りは記録を残すためにも、できるだけメールでお願いします。こちらの確認も正確になります。」

社内では“効率”と“正確さ”を理由に伝えると、納得されやすいです。

取引先・社外への丁寧な依頼メール例

社外の相手にお願いする場合は、クッション言葉を入れて丁寧に伝えるのが基本です。

特に「恐れ入りますが」「お差し支えなければ」などのフレーズを使うと柔らかくなります。

フルバージョン例文（取引先向け）

件名：ご連絡方法についてのお願い

株式会社△△ 営業部 佐藤様

いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の田中でございます。

日頃より迅速なご対応を賜り、誠にありがとうございます。

現在、会議や出張の関係で電話対応が難しい時間帯が多くございます。

つきましては、今後のご連絡につきまして、恐れ入りますがメールにてお願いできますでしょうか。

メールでいただけますと、内容を正確に確認し、より迅速にご返信が可能です。

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇　営業部　田中

社外では「自分都合」より「相手のメリット」を強調すると好印象です。

頻繁に電話が来る相手への個別対応例

何度も電話をかけてくる相手には、角が立たないように“フォローの形”で伝えるのがおすすめです。

シーン	伝え方のポイント
何度も電話が来る	「ご連絡ありがとうございます」と一言添える
業務が立て込んでいる	「手が離せない」と正直に伝えず、理由をぼかす

例文（フォロー付き）

件名：ご連絡の件につきまして

〇〇様

いつもありがとうございます。〇〇部の△△です。

先ほどはお電話いただきありがとうございました。

現在別件対応中のため、恐れ入りますが、詳細はメールにてお送りいただけますと助かります。

確認次第、早急にご返信させていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

「電話を断る」ではなく「メールで助かります」と言い換えるのが成功のコツです。

理由を添えて納得感を高める！ケース別の例文

ただ「メールでお願いします」と言うだけでは、相手にそっけない印象を与えてしまうことがあります。

相手が納得しやすいように、依頼の理由を明確に伝えるのがポイントです。

この章では、代表的な3つの理由別に、具体的なフルバージョン例文を紹介します。

業務効率を理由に伝えるとき

最も一般的なのが、業務効率を理由にした伝え方です。

「忙しい」と言い切るのではなく、「正確に対応するため」など前向きな理由に言い換えましょう。

避けたい表現	おすすめの言い換え
今忙しいので電話は無理です	確認を正確に行うため、メールでいただけると助かります
電話されると作業が止まります	作業の正確性を保つため、メールを優先させてください

フルバージョン例文

件名：ご連絡方法のお願い

〇〇様

いつも大変お世話になっております。△△部の□□です。

現在、複数の案件を並行して進めており、電話対応が難しい時間帯が多くなっております。

誤りのない対応を行うため、可能であればメールでのご連絡をお願いできますでしょうか。

メールでいただけますと、迅速かつ正確に確認のうえ対応可能です。

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

「効率」ではなく「正確性」を軸に伝えると、誠実な印象になります。

正確性・記録性を理由にする場合

会議やプロジェクトなど、情報の正確性が重要な場合は「記録に残ること」を理由にすると納得されやすいです。

例文：

件名：ご連絡の方法につきまして

株式会社△△ 営業部 佐藤様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の田中です。

本件につきまして、内容の確認漏れを防ぐため、恐れ入りますがメールにてご連絡をお願いできますでしょうか。

メールでのやり取りであれば、後ほど関係者とも共有しやすく、正確な対応が可能です。

お手数をおかけしますが、ご協力のほどお願いいたします。

理由	効果的なフレーズ
記録を残したい	「確認漏れを防ぐため」
情報共有をしやすくしたい	「社内で共有する必要があるため」

「記録」「共有」というキーワードを使うと、説得力が一気に上がります。

時間帯や状況を理由にするスマートな伝え方

移動や会議など、どうしても電話対応が難しいときは「都合がつかない」ではなく、「メールの方が確認しやすい」と伝えるのがスマートです。

例文：

件名：ご連絡手段のお願い

〇〇株式会社 営業部 △△様

いつもお世話になっております。〇〇の□□です。

外出していることが多く、電話がつながりにくい状況が続いております。

恐れ入りますが、今後のご連絡はメールでいただけますと大変助かります。

内容を確認次第、すぐにご返信させていただきます。

何卒よろしくお願いいたします。

理由を「相手のため」に変換することで、依頼がスムーズに通ります。

たとえば、「確認を迅速に行うため」「正確に対応するため」などが効果的です。

「電話ではなくメールでお願いします」でやりがちなNG表現

「電話よりメールで」と伝えるとき、少しの言葉選びで印象が大きく変わります。

悪気はなくても、命令調や冷たい表現になってしまうと、相手を不快にさせてしまうことがあります。

この章では、避けたいNG例と、それを丁寧に言い換える改善例を紹介します。

命令調・否定的に聞こえる表現の改善例

命令形や否定の言葉は、どうしても強い印象を与えがちです。

「〜してください」ではなく、「〜していただけますと助かります」といった柔らかい依頼表現にしましょう。

NG表現	改善例
電話はやめてください	可能でしたらメールでご連絡いただけますと幸いです
電話は控えてください	お手数ですが、メールでのご連絡をお願いできますでしょうか
電話されると困ります	メールでいただけますと、正確に対応が可能です

「否定」から「お願い」に言い換えることで、印象が格段に良くなります。

「忙しいので」は逆効果？印象を保つ言い換え術

「忙しいから電話できない」は正直ですが、相手に「迷惑そう」と感じさせるリスクがあります。

代わりに「正確に対応するため」「確認をスムーズに行うため」といった前向きな表現を使いましょう。

NG例と改善例：

NG表現	改善表現
忙しいので電話NGです	確認を正確に行うため、メールでお願いできますでしょうか
立て込んでいて電話に出られません	会議などが多く、メールの方が確実に確認できます
作業の妨げになるので	効率的に進めるため、メールにてお願いできますと助かります

「忙しい」は自分都合、「正確さ」「効率」は相手にもメリットがある表現です。

チャット併用時の適切な言い回し

最近はチャットツールを併用している職場も増えています。

その場合、「電話NG」ではなく「メールやチャットでの連絡を優先したい」と伝えるのが自然です。

例文：

「可能であれば、メールまたはチャットでご連絡をいただけますと助かります。内容を正確に確認しやすくなります。」

「急ぎの場合はチャットでメッセージをお願いします。すぐに確認いたします。」

目的	おすすめの表現
電話を避けたい	「メール・チャットでのご連絡を優先いただけますと幸いです」
柔軟に対応したい	「急ぎの際はチャット、その他はメールでお願いします」

連絡手段を“限定”ではなく“提案”として伝えると、協力的な印象になります。

「制限」ではなく「選択肢」を与えることが、相手の理解を得るカギです。

英語で伝える「電話よりメール希望」のビジネス例文

海外の取引先や外国人の同僚に「電話よりメールでお願いします」と伝えるときも、丁寧さと理由づけが大切です。

ここでは、ビジネスシーンで使える自然な英語例文を紹介します。

どの例文も、シンプルで伝わりやすい構成になっています。

海外取引先に依頼する際の基本文例

まずは、フォーマルな英文から見てみましょう。

フルバージョン例文（フォーマル）

Subject: Request for Email Communication

Dear Mr. Smith,

Thank you very much for your continued support.

Due to my schedule being filled with meetings, I may not be able to answer phone calls promptly.

I would appreciate it if we could communicate via email instead, as it allows me to respond accurately and without delay.

Thank you for your kind understanding.

Best regards,

Yuki Tanaka

“I would appreciate it if…” は、柔らかく依頼する定番表現です。

目的	おすすめの英語フレーズ
依頼を丁寧にする	I would appreciate it if you could contact me via email.
理由を説明する	Due to my schedule, I may not be able to answer phone calls.
協力をお願いする	Thank you for your understanding and cooperation.

シンプルに伝える丁寧表現と応用フレーズ

ビジネスメールの中では、短くても丁寧な表現が効果的です。

英語では「理由→依頼→感謝」の順にまとめると自然に伝わります。

例文1（カジュアル・社内向け）

Hi John,

Since I’m often away from my desk, it would be great if we could communicate by email.

That way, I can make sure nothing is missed.

Thanks for your understanding!

Best,

Yuki

例文2（ややフォーマル・社外向け）

Dear Ms. Brown,

I hope this message finds you well.

For better accuracy in our communication, could we please continue via email rather than by phone?

It helps me ensure that all details are properly reviewed.

Thank you very much for your cooperation.

Best regards,

Yuki Tanaka

トーン	特徴	使用シーン
フォーマル	定型文を中心に丁寧な印象	取引先・初対面の相手
カジュアル	短くて親しみやすい文体	社内や気心の知れた相手

「メールでお願いしたい」ときも、”prefer” や “appreciate” を使うと角が立ちません。

応用フレーズ集：

• I prefer email communication as it helps me stay organized.
• Could we please communicate by email for clarity?
• It would be easier for me to follow up via email.

英語でも大切なのは「お願い＋理由＋感謝」の3ステップです。

この構成を意識すれば、どんな相手にも丁寧に伝わります。

実践のポイントとフォローアップのコツ

ここまで紹介した例文をうまく活用するためには、メールの構成やフォローの仕方にもコツがあります。

「電話ではなくメールで」と伝えるだけで終わらせず、信頼を損なわずに継続的なやり取りを続けるための工夫を紹介します。

件名・文面の工夫で開封率を上げる方法

相手に丁寧な印象を与えるには、件名から工夫するのが効果的です。

件名は「何のお願いか」「急ぎかどうか」がひと目で分かるようにしましょう。

目的	おすすめの件名
一般的なお願い	ご連絡方法に関するお願い
急ぎの内容	【急ぎ】ご連絡方法のご相談
社外への丁寧な依頼	今後のご連絡手段についてのお願い

文面の工夫ポイント：

• 冒頭で「いつもありがとうございます」など感謝を伝える。
• 依頼の理由は「正確さ」や「確認のしやすさ」といった相手メリットで説明。
• 結びには「ご理解いただけますと幸いです」と一言添える。

件名と文頭の印象で、相手の反応率は大きく変わります。

依頼後のフォローと関係維持のマナー

メールでお願いをしたあと、そのまま放置せずフォローを入れることが大切です。

「きちんと受け取られたか」「不快に感じていないか」を確認することで、相手との関係がより良好になります。

フォロー例文：

件名：先日のご連絡方法の件について

〇〇様

お世話になっております。〇〇部の△△です。

先日お伝えいたしました「ご連絡方法」の件、ご了承いただきありがとうございます。

今後もスムーズに進められるよう努めてまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。

フォローを入れることで、「一方的なお願い」から「丁寧な調整」に変わります。

テンプレート化・自動返信で業務効率を最大化

同じような連絡依頼を何度も送る場合は、テンプレートを作成しておくと便利です。

また、自動返信メールに「恐れ入りますが、確認のためメールでのご連絡をお願いいたします」と一文入れるのも有効です。

方法	メリット
テンプレート登録	文章のばらつきを防ぎ、すぐ送れる
自動返信設定	相手にルールを自然に伝えられる
定型フレーズ管理	トーンを統一し、印象を保てる

テンプレート文例：

「いつもありがとうございます。現在会議等が多いため、恐れ入りますがご連絡はメールでお願いいたします。内容確認後、折り返しご返信させていただきます。」

テンプレートを整えておくと、依頼が“ルール”として自然に定着します。

効率化と同時に、相手への配慮も維持できる点がポイントです。

まとめ｜上手に「メールでお願いします」を伝えるコツ

ここまで、電話よりメールで連絡をお願いする方法を、さまざまな角度から紹介してきました。

最後に、読者がすぐに実践できるよう、要点を整理しておきましょう。

相手を気遣いながら依頼する3つのポイント

「電話よりメールで」と伝えるときは、ちょっとした言葉の工夫で印象が変わります。

強い口調にならないように、次の3つのポイントを意識しましょう。

ポイント	説明
1. 理由を添える	「正確に確認したい」「記録を残したい」など前向きな理由を伝える
2. クッション言葉を使う	「恐れ入りますが」「お手数ですが」で印象を柔らかく
3. 感謝を添える	「ご協力ありがとうございます」と一言添えることで信頼関係を維持

相手に配慮のある言葉づかいが、ビジネスでの信頼を左右します。

ビジネスマナーを守って信頼関係を深めよう

「電話ではなくメールで」と伝えること自体は悪いことではありません。

むしろ、相手の時間を尊重し、自分の対応も正確に保てる合理的な手段です。

大切なのは、“冷たく見えない伝え方”を選ぶこと。

実践のコツ：

• 「お願い」＋「理由」＋「感謝」の3ステップを常に意識する。
• 命令調を避け、クッション言葉を活用する。
• 相手にとってのメリット（迅速・正確）を強調する。

思いやりのある依頼ができれば、「メールでお願いします」も自然なビジネスマナーになります。

今日からあなたも、相手に配慮しながら効率的なコミュニケーションを実践していきましょう。