書類返送メールは、契約書や請求書、見積書などビジネスで重要な書類を正確に伝えるための基本スキルです。誤送や修正、承認済み返送など、状況に応じた対応を間違えると信頼を損ねる可能性があります。
本記事では、件名の決め方、挨拶・自己紹介、本文構成、署名・締めまで、書類返送メールの基本を網羅的に解説しました。さらに、一般書類から契約書、社内向け、緊急対応まで、すぐ使えるフルバージョン例文を多数掲載しています。
添付ファイルの命名やウイルスチェック、モバイル送信時の最適化など、失敗を防ぐ実務的ポイントも紹介。この記事を読めば、どんな状況でも自信を持って書類返送メールを送信でき、信頼と効率を両立できます。
書類返送メールとは？基本の役割と重要性
書類返送メールとは、相手から受け取った書類を確認・修正・署名などの対応を加えたうえで、再度相手に送るためのビジネスメールです。
ビジネスシーンでは、契約書や請求書、見積書など重要な書類を扱う機会が多く、返送メールを適切に送ることで信頼関係を築くことができます。
たとえば、契約書に署名・捺印を行った後に返送する場合、丁寧なメール文面で送付するだけで、相手は安心して業務を進めることができます。
書類返送メールの意義
書類返送メールの最大の意義は、相手に確実に書類を届け、確認を促すことにあります。
郵送と比べ、メールは即時性が高く、添付ファイルを通じて正確な情報を共有できる点も大きなメリットです。
また、返送理由や対応内容を明確に伝えることで、誤解や手戻りを防ぎ、円滑な取引を実現できます。
信頼構築につながる書類返送の効果
丁寧な返送メールは、ビジネスパートナーに対する信頼感の向上につながります。
例えば、修正を加えた契約書を添付して「修正版をご確認ください」と送るだけで、相手はこちらの正確さと誠実さを評価できます。
さらに、返送メールをきちんと送る習慣があると、社内外での業務効率も上がり、トラブルを未然に防ぐことが可能です。
誤送や修正返送が発生した場合の影響
誤って書類を送ってしまった場合や、内容に誤りがあった場合の返送は、迅速かつ丁寧に行うことが重要です。
たとえば、誤送書類を返送する際に「誠に申し訳ございませんが、添付の書類を返送いたします」と記載するだけで、相手への配慮を示せます。
このような対応を怠ると、信頼低下や業務遅延につながるため、返送メールの正しい運用はビジネス上必須と言えます。
書類返送メールの基本構成と書き方
書類返送メールは、件名・挨拶・本文・添付説明・締め・署名の順で構成されます。構成を正しく守ることで、相手にとって読みやすく、信頼感のあるメールになります。
ここでは、それぞれの項目ごとに具体的な書き方のコツを解説します。
件名の決め方と検索されやすい工夫
件名はメールの第一印象を決める重要な部分です。「【返送】〇〇書類の返送について」のように、書類名を明示すると相手がすぐに理解できます。
日付を加えると追跡が容易です。例：「2026年1月20日【返送】見積書修正版について」
緊急の場合は「【重要・返送】」を冒頭に置くと注意を引けます。件名一つでプロ意識を示せるため、必ず確認してから送信しましょう。
挨拶・自己紹介の適切な書き方
挨拶は相手の氏名・社名を明記して、「〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。」から始めます。
初回の取引なら「この度はご連絡いただきありがとうございます。」を付け加えると好印象です。
自己紹介は「△△株式会社 営業部の田中と申します。」のように簡潔にし、所属と名前を明確に伝えます。
長く取引がある場合は「平素よりお世話になっております。」で十分です。簡潔で丁寧な挨拶は、信頼構築に直結します。
本文構成の基本（返送理由・書類内容・対応依頼）
本文は以下の順序で書くと読みやすくなります：
- 返送理由（例：誤字修正、署名・捺印済みなど）
- 書類内容の説明（添付ファイル名やページ数、改訂箇所など）
- 対応依頼（確認・承認・署名など）
具体例：
「先日お送りいただいた契約書に署名・捺印を行いましたので、添付のPDFにて返送いたします。ご確認のうえ、ご承認ください。」
長文になりそうな場合は箇条書きを活用し、読みやすさを意識します。
署名・締めのマナー
締めの言葉は「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」が基本です。
署名には会社名、部署、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。例：
△△株式会社
総務部 佐藤花子
TEL: 03-1234-5678
Email: hanako.sato@dd.co.jp
署名を統一することで、社内外での信頼感とプロ意識を示せます。
スマホ・タブレット送信時の最適化
モバイル端末で送信する場合、署名の自動設定やファイル名の短縮、ZIP化などで見やすくします。
長文や複数ファイルは分割して送信するか、クラウドリンクを添付すると誤送を防げます。
また、段落をしっかり分けることでスマホ画面でも読みやすく、相手にストレスを与えません。
状況別・フルバージョン書類返送メール例文集
一般的な書類返送メール（例文3種）
まずは、誰でも使える一般的な書類返送メールの例文を3種類紹介します。
例文1：修正版返送
件名：【返送】見積書（修正版）のご送付
株式会社ABC様
営業部 山田太郎様
いつもお世話になっております。
△△株式会社 総務部の佐藤花子です。
先日お送りいただいた見積書に一部誤りがございましたので、修正を加えた修正版を添付にて返送いたします。
添付ファイル「見積書_修正版_20260120.pdf」をご確認ください。
ご不明点がございましたら、いつでもお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
総務部 佐藤花子
TEL: 03-1234-5678
Email: hanako.sato@dd.co.jp
例文2：承認済み返送
件名：【返送】書類承認済みのご連絡
株式会社DEF様
営業部 田中一郎様
お世話になっております。
GHI株式会社 営業部の小林美香です。
ご送付いただいた書類を確認し、承認済みです。添付ファイル「承認済_書類_20260120.pdf」をご確認ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
GHI株式会社
営業部 小林美香
TEL: 03-3333-4444
Email: mika.kobayashi@ghi.co.jp
例文3：社内向け返送
件名：【返送】企画書レビュー済み
企画部 部長 山本様
お疲れ様です。
営業部の加藤健太です。
ご依頼の企画書をレビューし、修正を加えました。添付にて返送いたします。
H3項目の市場分析を強化しましたので、ご確認の上、次のステップへ進めてください。
よろしくお願いいたします。
営業部 加藤健太
契約書返送（署名・捺印済み／一部返送／締切あり）
契約書はビジネス上非常に重要な書類です。署名・捺印後の返送や、一部返送、締切がある場合の例文を紹介します。
例文1：署名・捺印済みの返送
件名：【返送】業務委託契約書（署名・捺印済）のご返送
〇〇株式会社 契約部 鈴木様
平素よりお世話になっております。
◇◇株式会社 法務部の高橋次郎です。
この度は「業務委託契約書」をご送付いただき、誠にありがとうございます。
署名・捺印を完了しましたので、添付のPDFファイルにて返送いたします。
原本は郵送にて別途お送りいたします。ご確認のうえ、ご承認いただけますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
◇◇株式会社
法務部 高橋次郎
TEL: 03-9876-5432
Email: jihiro.takahashi@gg.co.jp
例文2：一部返送（2部中1部）の場合
件名：【一部返送】契約書のご返送（署名捺印済）
〇〇株式会社 契約部 佐藤様
お世話になっております。
△△株式会社 法務部の田中花子です。
ご送付いただきました契約書2部につき、1部に署名・捺印を入れ、返送いたします。
残り1部は弊社にて保管いたします。必要に応じて同封の返信用封筒をご利用ください。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
△△株式会社
法務部 田中花子
TEL: 03-5555-6666
Email: hanako.tanaka@dd.co.jp
例文3：返送期限がある場合（締切あり）
件名：【緊急返送】契約書修正版（1月25日必着）
〇〇株式会社 契約部 木村様
平素よりお世話になっております。
◇◇株式会社 法務部の山田太郎です。
ご送付いただいた契約書に修正を加えた修正版を添付にて返送いたします。
お手数ですが、1月25日必着でご確認・ご承認いただけますようお願いいたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
◇◇株式会社
法務部 山田太郎
TEL: 03-2222-3333
Email: taro.yamada@gg.co.jp
誤送書類返送（謝罪パターン／同封物あり）
誤送された書類を返送する場合は、謝罪のニュアンスを丁寧に伝えることが重要です。相手のミスを責めず、配慮のある文面にすることがポイントです。
例文1：誤送書類の返送（シンプル謝罪）
件名：【返送】誤送書類のお返し
XYZ株式会社 経理部 田中様
いつも大変お世話になっております。
123株式会社 購買部の鈴木一郎です。
本日お送りいただきました請求書が、弊社宛ではないことが判明いたしました。
誠に申し訳ございませんが、添付にてそのまま返送いたします。
正しい宛先へお送りいただけますようお願い申し上げます。
ご迷惑をおかけし恐縮ですが、何卒ご了承ください。
123株式会社
購買部 鈴木一郎
TEL: 03-1111-2222
Email: ichiro.suzuki@123.co.jp
例文2：誤送書類＋同封物の返送
件名：【返送】誤送書類と同封物の返却
XYZ株式会社 経理部 田中様
いつもお世話になっております。
123株式会社 購買部の鈴木一郎です。
本日お送りいただきました請求書が弊社宛でないことを確認いたしました。
誠に恐れ入りますが、添付書類と同封されていたサンプル品を併せて返送いたします。
正しい宛先へお送りいただけますようお願い申し上げます。
お手数をおかけして恐縮ですが、何卒ご了承ください。
123株式会社
購買部 鈴木一郎
TEL: 03-1111-2222
Email: ichiro.suzuki@123.co.jp
例文3：誤字修正後の返送（誤送＋修正対応）
件名：【返送】修正版書類の返送
ABC株式会社 総務部 山田様
お世話になっております。
△△株式会社 総務部の佐藤花子です。
先日お送りいただいた書類に誤字があったため、修正を加えた修正版を添付にて返送いたします。
誤送が混ざってしまい恐縮ですが、こちらをご確認のうえ、正しい宛先へご対応ください。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
△△株式会社
総務部 佐藤花子
TEL: 03-1234-5678
Email: hanako.sato@dd.co.jp
請求書・見積書返送（承認済み・金額確認）
請求書や見積書の返送は、金額確認や承認を明確に伝えることが重要です。正確かつ簡潔な文面で送信しましょう。
例文1：請求書返送（確認済み）
件名：【返送】請求書確認のお知らせ
有限会社DEF 代表取締役 斉藤様
お世話になっております。
GHIデザイン事務所の小林美香です。
2026年1月分請求書を拝受いたしました。金額に相違ございませんので、添付ファイル「請求書_202601.pdf」をご確認のうえ、ご処理ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
GHIデザイン事務所
小林美香
TEL: 090-3333-4444
Email: mika.kobayashi@ghi.jp
例文2：見積書返送（承認済み）
件名：【返送】見積書承認のご連絡
株式会社ABC 営業部 山田太郎様
いつもお世話になっております。
△△株式会社 総務部の佐藤花子です。
先日お送りいただいた見積書を確認し、承認いたしました。
添付ファイル「見積書_承認済_20260120.pdf」にて返送いたします。
ご確認のうえ、発注手続きを進めていただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
△△株式会社
総務部 佐藤花子
TEL: 03-1234-5678
Email: hanako.sato@dd.co.jp
例文3：見積書返送（条件確認あり）
件名：【返送】見積書ご確認のお願い
株式会社XYZ 営業部 田中一郎様
お世話になっております。
123株式会社 購買部の鈴木一郎です。
先日お送りいただいた見積書を確認いたしました。条件に相違はございませんので、添付ファイル「見積書_確認済_20260120.pdf」にて返送いたします。
ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
123株式会社
購買部 鈴木一郎
TEL: 03-1111-2222
Email: ichiro.suzuki@123.co.jp
承認済み書類返送（上長・社内向け）
承認済みの書類を返送する場合は、簡潔に承認済みであることを伝えつつ、社内向けのカジュアルさと敬意を両立させることがポイントです。
例文1：上長宛（承認済み）
件名：【返送】承認済み企画書のご確認
営業部 部長 山本様
お疲れ様です。
営業部の加藤健太です。
先日ご依頼いただいた企画書を確認し、承認済みです。
添付ファイル「企画書_承認済_20260120.pdf」にて返送いたします。
ご確認のうえ、次のステップへお進めください。
よろしくお願いいたします。
営業部 加藤健太
例文2：社内チーム宛（レビュー・修正済み）
件名：【返送】レビュー済み資料の送付
企画部 各位
お疲れ様です。
営業部の佐藤花子です。
ご依頼の資料をレビューし、一部修正を加えました。
添付ファイル「資料_レビュー済_20260120.pdf」にて返送いたします。
内容をご確認いただき、必要があれば次回ミーティングで共有してください。
よろしくお願いいたします。
営業部 佐藤花子
例文3：上長宛（承認＋コメント添付）
件名：【返送】承認済み報告書（コメント付き）
総務部 部長 鈴木様
お疲れ様です。
総務部の田中一郎です。
送付いただいた報告書を確認し、承認済みです。
併せてコメントをPDFにまとめましたので、添付ファイル「報告書_承認済_コメント付き_20260120.pdf」をご確認ください。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
総務部 田中一郎
緊急返送・締切間近の対応例
緊急時や締切が迫っている場合の書類返送では、迅速さと丁寧さを両立させることが重要です。件名や本文で期限を明確に伝え、相手にすぐ対応してもらえる文面を心がけましょう。
例文1：緊急返送（署名済み契約書）
件名：【緊急返送】契約書署名済みのご確認
〇〇株式会社 契約部 木村様
平素よりお世話になっております。
△△株式会社 法務部の山田太郎です。
ご送付いただいた契約書に署名・捺印を完了しましたので、添付ファイル「契約書_署名済_20260120.pdf」にて緊急返送いたします。
本日中にご確認いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
△△株式会社
法務部 山田太郎
TEL: 03-2222-3333
Email: taro.yamada@dd.co.jp
例文2：締切間近（見積書承認）
件名：【重要・返送】見積書承認（1月22日必着）
株式会社ABC 営業部 田中一郎様
お世話になっております。
123株式会社 総務部の佐藤花子です。
先日お送りいただいた見積書を確認し、承認いたしました。
添付ファイル「見積書_承認済_20260120.pdf」にて返送いたします。
お手数ですが、1月22日必着でご対応いただけますようお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
123株式会社
総務部 佐藤花子
TEL: 03-1111-2222
Email: hanako.sato@123.co.jp
例文3：緊急返送＋コメント添付
件名：【緊急返送】報告書修正版（至急ご確認）
〇〇株式会社 総務部 鈴木様
お疲れ様です。
△△株式会社 総務部の田中一郎です。
先日ご送付いただいた報告書を修正し、添付ファイル「報告書_修正版_20260120.pdf」にて緊急返送いたします。
内容をご確認のうえ、本日中にご承認いただけますようお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
△△株式会社
総務部 田中一郎
書類返送メールで失敗しないマナーと注意点
書類返送メールは、正確さと丁寧さが求められるビジネス文書です。ここでは、失敗を防ぎ、スムーズなやり取りを実現するためのポイントを解説します。
添付ファイルの命名・ウイルスチェック
添付ファイルは必ずウイルスチェックを行い、安全を確認してから送信します。
ファイル名は「書類名_日付_氏名.pdf」の形式で統一すると、相手が管理しやすくなります。
例：「契約書_20260120_佐藤花子.pdf」
返信遅れ時の文例
返信が遅れる場合は、冒頭で謝罪を伝えるのがマナーです。
例：「返信が遅くなり申し訳ありません。添付の書類をご確認ください。」
遅延の理由は簡潔に伝え、相手に配慮した文面にすると信頼を損なわずに済みます。
よくあるミスと回避法
書類返送メールでよくあるミスとその回避法を紹介します：
- 件名抜け：送信前に必ず確認
- 添付忘れ：本文で「添付ファイル」を明記
- 誤送や誤字：内容を再確認し、必要に応じて修正版を添付
- 機密書類：パスワード付きPDFで送信
これらを習慣化することで、ミスゼロのメール送信が可能になります。
モバイル送信時の署名・フォーマット最適化
スマートフォンやタブレットから送信する場合、署名を自動設定すると便利です。
複数ファイルを送る場合はZIP化、またはクラウドリンクの利用で見やすく管理しやすくなります。
段落や箇条書きを適切に使うことで、モバイル画面でも読みやすく、相手にストレスを与えません。
まとめ：書類返送メールで信頼と効率を両立する
書類返送メールは、ビジネスコミュニケーションの基本であり、信頼構築と業務効率向上の両方に直結します。
本記事では、件名の決め方、挨拶・自己紹介、本文構成、署名・締めのマナー、スマホ送信時の最適化まで、実務で役立つ書き方を網羅しました。
さらに、状況別のフルバージョン例文を多数掲載しており、一般書類、契約書、請求書・見積書、誤送対応、承認済み書類、緊急返送など、どのケースでもすぐに活用できます。
失敗を防ぐポイントとして、添付ファイルの命名・ウイルスチェック、返信遅れ時の対応、よくあるミスの回避、モバイル送信時の最適化も解説しました。
これらを実践することで、書類返送メールの正確さと丁寧さを保ちながら、スムーズなビジネス連絡を実現できます。すぐ使える例文を活用し、信頼されるビジネスパーソンとしてメールを送信しましょう。
