長期不在メールの完全ガイド｜使える例文とマナーを状況別に解説

長期不在になるとき、メール対応をどうするか迷う方は多いですよね。

事前に知らせておかないと、相手に不信感を与えたり、業務に支障が出たりすることもあります。

この記事では、そんな悩みを解決するために、長期不在メールの基本マナーからシーン別の例文、自動返信設定の方法までをわかりやすくまとめました。

実際に使えるフルバージョンのテンプレートも掲載しているので、コピペしてすぐ使えます。

これ1本で「伝わる・信頼される」不在メールが完成します。

長期不在メールとは？その目的とビジネスマナー

まず最初に、長期不在メールとはどのようなものか、そしてなぜ必要なのかを整理しておきましょう。

この記事では、長期不在メールの目的や基本マナーをわかりやすく解説します。

長期不在メールの基本的な役割

長期不在メールとは、一定期間メール対応ができないことを事前に知らせる連絡手段です。

例えば、出張・研修・休暇などで職場を離れるときに使用されます。

このメールの目的は、相手に「不在期間」と「代替連絡先」を伝え、業務をスムーズに進めることです。

これを怠ると、相手は返信を待ち続けたり、トラブルが発生したりする可能性があります。

つまり、長期不在メールはビジネスの信頼関係を維持するための基本マナーといえます。

目的	内容
不在期間の共有	返信が遅れる理由を明確にする
業務の継続性	代替担当者や緊急連絡先を提示する
信頼維持	相手への誠意や責任感を示す

事前連絡と自動返信の違い

不在メールには「事前連絡」と「自動返信」の2種類があります。

事前連絡は、不在前に自分から送る通知です。

一方、自動返信は、不在期間中に受信したメールに自動で返す仕組みです。

両方を併用することで、相手に二重の安心感を与えられます。

種類	送信タイミング	目的
事前連絡	不在の1週間前	あらかじめ周知し、混乱を防ぐ
自動返信	不在中	即時の応答で相手を待たせない

なぜ不在通知が信頼関係を守るのか

ビジネスでは、「連絡が取れない」ことが最も不安を生みます。

そのため、不在を知らせるメールは、相手への誠意を示す行為でもあります。

たった一通の不在メールが、相手の印象を大きく変えることもあります。

また、事前に情報を伝えることで、相手が代替連絡先にスムーズに対応できるようになります。

結果的に、あなた自身も復帰後の業務がスムーズになります。

良い例	悪い例
明確な期間と担当者を伝える	「しばらく不在にします」とだけ書く
丁寧な言葉づかいで誠意を示す	そっけない一文のみで終える

長期不在メールを書くときの基本ルール

ここでは、長期不在メールを作成する際の基本的な書き方や構成を紹介します。

この章を読めば、どんな状況でも失礼のない、不在メールの正しい形がわかります。

件名・本文・署名の構成とポイント

長期不在メールの基本構成は、件名・本文・署名の3パートです。

それぞれに役割があり、正しく書くことで相手に伝わりやすくなります。

要素	ポイント
件名	一目で不在とわかるようにする（例：「【不在通知】〇月〇日～〇月〇日まで不在です」）
本文	挨拶、不在期間、理由、代替連絡先、謝罪を順番に記載
署名	氏名、会社名、メール、電話番号を明記

件名は短く、本文は読みやすく、署名は正確に。

この3点を守ることで、ビジネス相手に安心感を与えられます。

不在期間と理由の書き方

不在期間は、開始日と終了日を明確に記載します。

「〇月〇日（月）〜〇月〇日（金）」のように曜日を添えると丁寧です。

理由は、業務やプライベートの詳細までは書かずに簡潔にまとめましょう。

例文：

「〇月〇日（月）から〇月〇日（金）まで出張のため不在となります。」

「私事により〇月〇日から〇月〇日までメール対応が難しい状況です。」

詳細を書きすぎると個人情報にも関わるため、避けたほうが安全です。

良い例	悪い例
「〇月〇日〜〇月〇日まで出張のため不在です」	「今後しばらくお休みします」
「私用により〇日まで不在です」	「体調不良でいつ戻るかわかりません」

代替連絡先と謝罪文の入れ方

代替連絡先は、氏名・メールアドレス・電話番号の3つを必ず入れましょう。

連絡先を明示することで、相手は安心して次の行動を取れます。

また、最後に一言の謝罪文を添えることで印象が良くなります。

例文：

「不在中は、代理の佐藤（メール：sato@company.jp、TEL：03-1234-5678）が対応いたします。」

「ご不便をおかけしますが、ご了承のほどお願いいたします。」

代替連絡先と一言の謝罪で、誠実さと信頼感が伝わります。

項目	内容例
代理担当者	佐藤（sato@company.jp）
電話番号	03-1234-5678
締めの言葉	「ご理解のほどお願い申し上げます。」

長期不在メールの例文集【シーン別】

ここでは、実際に使える長期不在メールの例文をシーン別に紹介します。

すぐにコピペして使えるフルバージョンの例文も用意しました。

形式に迷ったときは、ここから選ぶだけでOKです。

社外向け事前連絡（顧客・取引先への例文）

取引先や顧客には、丁寧で安心感を与える文面が理想です。

以下は、実際に使いやすいフルバージョン例文です。

フルバージョン例文：

件名：【重要】〇月〇日から〇月〇日まで長期不在のお知らせ

株式会社〇〇様

いつもお世話になっております。△△株式会社の田中です。

この度、私用により〇月〇日（月）から〇月〇日（金）まで不在となります。

期間中はメール確認ができないため、ご返信が遅れる可能性がございます。

ご用件が急ぎの場合は、代理の鈴木（メール：suzuki@company.jp、TEL：03-1234-5678）までご連絡ください。

ご不便をおかけし申し訳ありませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

復帰後、改めてご連絡申し上げます。

△△株式会社　田中 一郎

メール：tanaka@company.jp　TEL：03-1234-5678

ポイント	理由
代替担当者を明示	相手の不安を減らせる
期間を具体的に記載	スケジュール管理がしやすい
謝罪と再連絡を明記	誠実な印象を与える

社内向け事前連絡（上司・同僚向け例文）

社内メールは簡潔さと引き継ぎ状況の明示がポイントです。

特に複数の業務に関わっている場合は、担当者を具体的に書きましょう。

フルバージョン例文：

件名：【社内】〇月〇日～〇月〇日 長期不在のお知らせ

各位

お疲れ様です。営業部の田中です。

〇月〇日（月）から〇月〇日（金）まで不在となります。

担当案件の引き継ぎは完了していますが、不明点がありましたら鈴木までお問い合わせください。

不在中はメール確認ができません。

復帰は〇月〇日（月）を予定しております。

どうぞよろしくお願いいたします。

営業部　田中

項目	内容例
対象	上司・同僚
文体	ややカジュアルでOK
重要点	引き継ぎ状況と復帰日

自動返信メール（出張・休暇・その他）

自動返信メールは、不在中に届いたメールに自動で返す定型メッセージです。

短く要点をまとめ、連絡先と期間を入れることが大切です。

出張時の例文：

件名：自動返信：〇月〇日～〇月〇日まで出張のため不在です

このメールは自動返信でお送りしております。

ご連絡ありがとうございます。

〇月〇日（月）から〇月〇日（金）まで出張のため不在です。

ご返信は復帰後に対応いたします。

お急ぎの場合は代理の佐藤（メール：sato@company.jp）までご連絡ください。

△△株式会社　田中

長期休暇時の例文：

件名：【自動返信】〇月〇日～〇月〇日まで不在

このメールは自動で返信されています。

〇月〇日から〇月〇日までの期間、不在にしております。

期間中はメール確認ができません。

ご用件が急ぎの場合は、代表アドレス（info@company.jp）までご連絡ください。

ご理解のほどお願いいたします。

種類	特徴	注意点
出張対応	代理人を明記	復帰日も明示
休暇対応	会社代表窓口を記載	詳細な理由は不要

自動返信は「簡潔＋誠実」で十分です。

相手を待たせない配慮が信頼につながります。

特別な状況別の例文【テンプレート付き】

通常の不在以外にも、少し特殊なケースでメールが必要になることがあります。

この章では、そんなときに使える「汎用テンプレート付きのフル例文」を紹介します。

どんな状況でも落ち着いて送れるように、事前にテンプレートを準備しておくのがおすすめです。

体調不良ややむを得ない事情で不在になる場合

体調不良などの私的な理由による不在は、詳細を避けつつ誠実に伝えることが大切です。

相手に余計な心配をかけないよう、簡潔で柔らかい表現を使いましょう。

フルバージョン例文：

件名：【お知らせ】一身上の都合により不在となります

〇〇様

いつもお世話になっております。△△株式会社の田中です。

私用により、〇月〇日から一定期間、不在となります。

ご返信が遅れる場合がございますが、復帰次第すぐにご連絡いたします。

不在中の業務については、鈴木（メール：suzuki@company.jp）までお問い合わせください。

ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

△△株式会社　田中

ポイント	補足
理由は「一身上の都合」などにとどめる	個人的な事情を詳しく書かない
代理人の連絡先を明示	相手の安心につながる
謝罪と感謝をセットで書く	誠実な印象を与える

海外出張や時差がある場合

海外出張などの場合は、連絡が取りづらくなることを明確に伝えましょう。

特に時差や通信環境の違いを理由にすれば、自然に伝えられます。

フルバージョン例文：

件名：海外出張のため〇月〇日までご返信が遅れます

〇〇様

平素よりお世話になっております。△△株式会社の田中です。

〇月〇日から〇月〇日まで海外出張のため、メールのご返信にお時間をいただく場合がございます。

お急ぎのご用件は、日本オフィスの佐藤（メール：sato@company.jp、TEL：03-1234-5678）までご連絡ください。

ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

△△株式会社　田中

項目	内容
不在理由	海外出張など、業務上の説明でOK
連絡の遅れ理由	時差や通信環境を理由に
緊急連絡先	日本側の担当者を明記

育児や家庭の都合による長期不在

家庭の事情で不在となる場合は、社内・社外どちらにも丁寧に伝えましょう。

特に期間が長い場合は、後任者の情報をはっきりと記載することが重要です。

フルバージョン例文：

件名：不在のお知らせ（〇月〇日～〇月〇日）

関係各位

お疲れ様です。△△株式会社の田中です。

私用のため、〇月〇日から〇月〇日まで不在となります。

業務は後任の鈴木（メール：suzuki@company.jp）に引き継ぎ済みです。

不在期間中は鈴木が対応いたしますので、ご連絡の際はそちらまでお願いいたします。

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

△△株式会社　田中

良い例	悪い例
期間と後任者を明確に書く	「しばらく不在します」とだけ書く
丁寧語で統一	砕けた口調で書く
署名を忘れずに	送信者が誰かわからない

特別な状況ほど、落ち着いた表現が信頼を生みます。

理由よりも、「対応方針」と「安心感」の伝達を重視しましょう。

長期不在メール作成時の注意点とマナー

長期不在メールは、内容そのものだけでなく、送るタイミングや文面のトーンも大切です。

この章では、相手に失礼にならず、信頼感を与えるための注意点とマナーを整理します。

メールの質であなたの印象が変わる——細部こそプロの気配りです。

やってはいけないNG例

不在メールでよくある失敗は、ほんの小さな言葉遣いや情報不足から起こります。

ここでは、具体的なNG例を紹介します。

NGパターン	問題点
「しばらく不在にします」	期間がわからず、相手が予定を立てにくい
「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした」	まだ不在前なのに過去形で違和感
「急用は電話ください」	対応者を指定していないため混乱を招く

改善例：

「〇月〇日〜〇月〇日まで不在となります。お急ぎの件は佐藤（メール：sato@company.jp）までお願いいたします。」

明確な日付＋代替連絡先＋丁寧な言葉、これが理想形です。

開封されやすい件名のコツ

件名は、相手がメールを開くかどうかを左右する重要ポイントです。

短く・具体的に・目立ちすぎないことを意識しましょう。

良い件名例	理由
【不在通知】〇月〇日〜〇月〇日まで不在	期間が明確でビジネス向き
【ご連絡】〇月〇日から〇月〇日までメール対応ができません	柔らかく丁寧な印象
【お知らせ】〇月〇日より一時不在となります	社内向けにも使える

件名は「一目で状況が伝わる」が鉄則です。

送信タイミングと宛先設定のポイント

不在メールを送るベストタイミングは、不在の約1週間前です。

直前すぎると、相手の予定調整に支障をきたします。

また、宛先設定にも注意が必要です。

複数人に送る場合は、CC・BCCを使い分けましょう。

宛先の使い方	用途
To	直接伝える相手（顧客・上司など）
CC	関連するメンバーや担当者
BCC	複数の社外宛てに送るとき（プライバシー保護）

さらに、自動返信メールは不在の初日に合わせて設定しておきましょう。

ツールによっては時間指定も可能なので、設定ミスを防げます。

タイミングと宛先設定を正しくすれば、不在中もスムーズに業務が回ります。

不在メールを自動化するツール活用法

長期不在メールは、手動で送るだけでなく、ツールを使えば自動で対応できます。

この章では、主要ツールを使った設定方法をわかりやすく紹介します。

自動返信設定を使えば、不在中も信頼を損なわずに対応できます。

Gmailでの自動返信設定方法

Gmailは「不在時の自動返信」機能が標準搭載されています。

数ステップで簡単に設定でき、個人・ビジネスどちらにも対応可能です。

設定手順：

手順	内容
①	右上の歯車マークから「設定」を開く
②	「全般」タブの下にある「不在時の自動返信」をオンにする
③	開始日・終了日・件名・本文を入力
④	保存して完了

テンプレート例文：

件名：自動返信：〇月〇日〜〇月〇日まで不在です

本文：
このメールは自動返信でお送りしております。
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日（月）〜〇月〇日（金）の期間は不在となっております。
ご用件が急ぎの場合は、代表窓口（info@company.jp）までお願いいたします。

自動返信は相手に安心を与えるだけでなく、信頼構築にも役立ちます。

Outlookでの不在設定ルール

Outlookでは「自動返信（オフライン返信）」機能を利用します。

社内・社外で異なるメッセージを設定できるのが特徴です。

設定手順：

手順	内容
①	メニューの「ファイル」→「自動返信（不在）」を選択
②	不在期間とメッセージ内容を設定
③	「社内用」「社外用」を切り替えて使い分け
④	保存して完了

Outlook向け例文：

件名：自動返信：〇月〇日〜〇月〇日まで不在

本文：
いつもお世話になっております。〇月〇日から〇月〇日まで不在となります。
この期間中のメールは確認が難しいため、返信が遅れる場合がございます。
お急ぎの際は、佐藤（sato@company.jp）までご連絡ください。

Outlookは部署ごとに設定を分けられるため、社内運用に最適です。

Slackや社内ツールとの連携術

最近では、メール以外のコミュニケーションツールと連携させる企業も増えています。

特にSlackでは、ステータス表示を活用して「不在中」であることを自動で知らせることができます。

ツール	設定ポイント
Slack	ステータスを「不在中」に設定し、自動メッセージを併用
Teams	「予定表」連携で不在時間を自動反映
Chatwork	ステータスコメントで不在期間を明記

Slack用の一文例：

「〇月〇日〜〇月〇日まで不在にしております。急ぎの件は〇〇までお願いします。」

ツールを併用することで、見落としゼロ・トラブルゼロを実現できます。

メールだけでなく、社内連携までカバーするのが“できるビジネスパーソン”の工夫です。

まとめ｜長期不在メールで信頼を保つコツ

ここまで、長期不在メールの目的から具体的な例文、自動返信の設定までを見てきました。

最後に、実際に送る前に確認すべきポイントを整理しておきましょう。

「不在メール＝信頼維持のツール」という意識を持つことが大切です。

読者が実践すべきチェックリスト

送信前に、以下の項目を確認すれば安心です。

チェック項目	確認内容
① 不在期間	開始日・終了日を明確に書いているか
② 代替連絡先	氏名・メール・電話を正しく記載しているか
③ 件名	短く、ひと目で不在と分かるタイトルになっているか
④ 謝罪と感謝	「ご迷惑をおかけします」「ご理解ください」を忘れていないか
⑤ 自動返信設定	ツール設定が期間通りになっているか

1つでも抜けると、相手に不安を与える原因になります。

相手に安心感を与える一言の添え方

メールは形式だけでなく、最後のひとことにも気持ちが表れます。

少しの工夫で、受け取る相手の印象がぐっと良くなります。

おすすめの締め言葉	使う場面
「ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」	ビジネス全般
「ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。」	丁寧に伝えたい場合
「ご不便をおかけいたしますが、ご了承いただけますと幸いです。」	少し柔らかい印象を与えたいとき

また、復帰後のフォローも重要です。

「お待たせしました」「ご協力ありがとうございました」と一言添えると、信頼がさらに深まります。

不在中の誠実さが、復帰後の円滑な人間関係につながります。

メール1通が、あなたの印象を左右する「名刺」になることを忘れないでください。