大容量のファイルをメールで送りたいときに頼りになるのが「ギガファイル便」です。
しかし、実際に送るときに「どんなメール文面にすればいいのか分からない」と迷う人は多いですよね。
この記事では、ギガファイル便を使ったメールの書き方を、ビジネスからプライベートまで幅広くカバーします。
そのまま使えるフルバージョンの例文も多数掲載しているので、状況に合わせてコピペして使えます。
マナーを守りながら、相手に好印象を与えるギガファイル便メールの書き方を、ここでマスターしましょう。
ギガファイル便をメールで使うときに知っておきたい基本
この章では、ギガファイル便をメールで使う際に知っておくべき基本的な仕組みとポイントを解説します。
「どうやって送るの？」「どんな場面で使えるの？」といった疑問を、やさしく整理して理解できるようにまとめました。
ギガファイル便とは？どんな場面で使えるのか
ギガファイル便は、無料で最大200GBのデータを送信できるオンラインファイル転送サービスです。
登録不要で、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけでアップロードできる手軽さが特徴です。
アップロードが完了すると、自動的にダウンロードURLが発行されるので、そのURLをメールに貼り付けて送信します。
大容量の資料や動画、画像をスムーズに共有したいときに最適な方法です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 利用登録 | 不要（すぐに使える） |
| 最大容量 | 200GBまで |
| 利用料金 | 無料 |
| URL有効期限 | 最長100日（設定可能） |
メール添付との違いと利用のメリット
一般的なメール添付では、25MB前後の制限があり、それを超えるデータは送れません。
ギガファイル便を使えば、データサイズを気にせず共有でき、相手のメールボックスを圧迫しないのが大きな利点です。
また、複数の相手に同じURLを共有できるため、グループでの共有にも便利です。
メールで送れない＝困る、を一瞬で解決するのがギガファイル便です。
| 比較項目 | メール添付 | ギガファイル便 |
|---|---|---|
| 容量制限 | 約25MBまで | 最大200GBまで |
| 共有方法 | ファイルを直接添付 | URLを共有 |
| 複数人共有 | 1通ずつ送信 | 同じURLを共有可能 |
送信前にチェックすべき3つのポイント
ファイルをアップロードしてすぐに送信する前に、以下の3つを必ず確認しましょう。
- ① URLが正しくコピーされているか
- ② 有効期限を設定したか
- ③ パスワードを設定したか（必要に応じて）
これらを意識することで、相手に安心して使ってもらえるメールになります。
たった数秒の確認で、信頼感のあるメール送信に変わります。
ギガファイル便を使ったメールの基本例文
この章では、実際にすぐ使えるギガファイル便を使ったメールの基本例文を紹介します。
形式の整ったフルバージョンの文面を中心に、シーンに合わせたテンプレートを複数掲載します。
件名・宛名・本文・署名までを一式で整えた「そのまま使える例文集」です。
シンプルな送付メール例文（ビジネス向け）
もっとも基本的なビジネスメールの形です。
URLと有効期限を明記し、丁寧ながらも簡潔な構成にまとめましょう。
| 用途 | 特徴 |
|---|---|
| 資料送付 | ビジネスメールの基本構成 |
| トーン | 丁寧でフォーマル |
例文①（フルバージョン）
件名：【資料共有】○○資料の送付について
株式会社△△ 御中
□□様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の××でございます。
ご依頼いただきました資料をギガファイル便にてお送りいたします。
下記URLよりダウンロードをお願いいたします。
ダウンロードURL：https://giga.file/aaaaaa
有効期限：2026年1月30日まで
ご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社
営業部 ××
TEL：03-XXXX-XXXX
MAIL：xxxx@xxxx.com
――――――――――――――――――――――――――――
URLと有効期限を明確に書くことが、信頼されるメールの基本です。
パスワード付きファイルを送る場合の例文
機密性が高い資料を送るときは、パスワード設定をして相手に安全に伝えましょう。
本文中でパスワードを分かりやすく提示するか、別メールで伝えるのがマナーです。
| 目的 | ポイント |
|---|---|
| 安全な共有 | パスワードを明確に記載 |
| 宛先 | 社外・取引先向け |
例文②（フルバージョン）
件名：【共有資料】お見積もりファイルのご送付
株式会社ABC 御中
営業部 □□様
いつもお世話になっております。
XYZ株式会社の××です。
お見積もり資料をギガファイル便にてお送りいたします。
ダウンロードURL：https://giga.file/bbbbbb
パスワード：file2026
有効期限：2026年2月1日まで
ファイルが開けない場合は、お手数ですがお知らせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――――
XYZ株式会社
営業部 ××
TEL：03-YYYY-YYYY
MAIL：xxxx@xyz.com
――――――――――――――――――――――――――――
パスワード付きの送信は「安心感」と「信頼性」を同時に伝えます。
社内・上司への共有メール例文
社内共有の場合は、簡潔でわかりやすい文面が好まれます。
形式にこだわりすぎず、読みやすさを優先しましょう。
| 対象 | トーン |
|---|---|
| 上司・チームメンバー | 簡潔で明快 |
例文③（ショートバージョン）
件名：【共有】今週の進捗資料
○○課長
お疲れさまです、□□です。
今週分の進捗資料をギガファイル便にて共有します。
URL：https://giga.file/cccccc
パスワード：weekly2026
有効期限：金曜まで
内容をご確認ください。
よろしくお願いします。
社内向けメールは「短く・正確に」が鉄則です。
シーン別のギガファイル便メール例文集
ここでは、実際のビジネスや日常の場面に合わせたギガファイル便のメール例文を紹介します。
どの文例も、件名・本文・署名まで整ったフルバージョン形式で、そのまま使えるように構成しています。
目的に応じたメール文を選ぶだけで、送信マナーの整った印象を与えられます。
取引先へ見積もり・資料を送るとき
外部の取引先へ正式な資料を送る場合は、フォーマルで明確な構成が基本です。
ファイル名と有効期限をしっかり明記し、相手がすぐ確認できるように配慮しましょう。
| 目的 | トーン | ポイント |
|---|---|---|
| 見積書・資料送付 | フォーマル | 件名とURLを明確に |
例文①（取引先宛）
件名：【資料共有】貴社向け見積書のご送付（ギガファイル便）
株式会社〇〇 御中
営業部 △△様
いつも大変お世話になっております。
□□株式会社 営業部の××でございます。
お打ち合わせでご依頼いただいた見積書をお送りいたします。
データ容量が大きいため、ギガファイル便にて共有させていただきました。
ダウンロードURL：https://giga.file/aaaaaa
有効期限：2026年2月3日まで
ファイル名：見積書_株式会社〇〇様_20260120.pdf
内容をご確認の上、ご検討をお願いいたします。
ご不明点がございましたらお知らせください。
――――――――――――――――――――――――――――
□□株式会社
営業部 ××
TEL：03-XXXX-XXXX
MAIL：xxxx@xxxx.com
――――――――――――――――――――――――――――
「ファイル名」と「期限」をセットで伝えるのが、読み手に優しい配慮です。
クライアントへ動画やデザインデータを送るとき
ファイルサイズが大きく、相手が再生や確認を行うケースでは、データ形式やサイズを伝えておくと親切です。
ビジュアル系のデータは誤送信防止のため、確認しやすい本文構成を心がけましょう。
| 対象 | ファイル種別 | 注意点 |
|---|---|---|
| 制作依頼先・顧客 | 動画 / デザイン | サイズ・形式を明記 |
例文②（クライアント宛）
件名：【データ共有】プレゼン動画ファイルのご送付
株式会社ABCデザイン 御中
□□様
お世話になっております。
○○プロジェクトのプレゼン動画データをギガファイル便にてお送りいたします。
容量が大きいため、URLよりダウンロードをお願いいたします。
ダウンロードURL：https://giga.file/bbbbbb
ファイル名：プレゼン動画_最終版.mp4（約3GB）
有効期限：2026年2月5日まで
再生確認後、ご意見や修正点がありましたらお知らせください。
――――――――――――――――――――――――――――
○○プロダクション
××
TEL：03-YYYY-YYYY
MAIL：xxx@production.co.jp
――――――――――――――――――――――――――――
データ形式とサイズを伝えることで、相手の準備を助けられます。
プライベート（友人・家族）で使うときの文例
気軽な関係で使う場合は、堅苦しい挨拶よりも親しみのある口調が好まれます。
ただし、URLや期限などの基本情報は丁寧に書きましょう。
| 対象 | トーン | ポイント |
|---|---|---|
| 友人・家族 | カジュアル | 分かりやすさを重視 |
例文③（プライベート向け）
件名：旅行の写真データ送るね！
□□ちゃんへ
久しぶり！元気にしてる？
先日の旅行の写真をギガファイル便でまとめたよ。
データが多いから、下のURLからダウンロードしてね。
URL：https://giga.file/cccccc
パスワード：photo2026
有効期限：2月10日まで
良かったら見てみてね。また感想聞かせて！
△△より
カジュアルでも「期限」と「URLの明示」は忘れないのがマナーです。
ギガファイル便を使うときのマナーと注意点
この章では、ギガファイル便を使うときに気をつけたいマナーや注意点を紹介します。
相手に安心してもらうためには、技術面だけでなく「気配り」も大切です。
たった一文の配慮が、ビジネスメールの印象を大きく変えます。
URLと有効期限の正しい伝え方
ギガファイル便で送る際に最も重要なのが、URLと有効期限の明示です。
相手が「どこから」「いつまでに」ダウンロードすればよいのかを、明確に伝えましょう。
また、有効期限を過ぎた場合は再アップロードが必要になるため、期限を1〜2日余裕を持って設定するのがおすすめです。
| チェック項目 | 内容 |
|---|---|
| URLの確認 | コピーミスや改行の有無を確認 |
| 有効期限 | 本文中に明記する |
| 複数送信時 | ファイル名も明示して混乱を防ぐ |
例文：
件名：【共有】○○資料ダウンロードのご案内
□□様
お世話になっております。
下記URLより資料をダウンロードいただけます。
ダウンロードURL：https://giga.file/xxxxxx
有効期限：2026年2月5日
期限を過ぎると自動削除されますので、お早めにご確認ください。
よろしくお願いいたします。
有効期限を明確に書くと、相手の混乱を防げます。
パスワード設定のコツとセキュリティ意識
ギガファイル便では、ファイルにパスワードを設定することで、第三者からのアクセスを防ぐことができます。
パスワードはシンプルで覚えやすく、かつ推測されにくいものを設定しましょう。
また、必要に応じてパスワードを別メールで送るのも有効です。
| ポイント | 具体例 |
|---|---|
| 推測されにくい | 英数字混合（例：doc2026file） |
| 相手に伝わる | 本文内または別メールで明記 |
例文：
件名：【パスワード案内】先ほどお送りした資料について
□□様
先ほどお送りしたギガファイル便の資料につきまして、パスワードは以下の通りです。
パスワード：data2026
どうぞよろしくお願いいたします。
別メールでパスワードを送ると、安全性が高まります。
送信後のフォローアップで信頼を築く方法
ファイルを送って終わりではなく、相手が無事に受け取れたかを確認する一言を添えるのが良い印象につながります。
確認メールは、送信の翌日〜2日後に送るのが目安です。
| 目的 | タイミング |
|---|---|
| 受信確認 | 送信の翌日 |
| 信頼構築 | 丁寧なフォローアップ |
例文：
件名：【ご確認】お送りした資料の受信について
□□様
お世話になっております。
先日お送りした資料は、問題なくダウンロードいただけましたでしょうか。
万が一開けない場合は、再度アップロードいたします。
お手数ですがご確認のほどお願いいたします。
フォローの一通が、「信頼できる相手」という印象を強めます。
よくあるトラブルとその解決メール例文
この章では、ギガファイル便を使う際に起こりやすいトラブルと、そのときに使える解決メールの文例を紹介します。
万が一のときにすぐ対応できるよう、定型文を準備しておくと安心です。
トラブル時こそ、落ち着いた対応が信頼につながります。
ダウンロードできないときの再送メール例文
相手から「ファイルを開けない」「URLが切れている」と連絡があった場合は、すぐに再送信しましょう。
URLや有効期限を再確認し、前回の送信内容にも軽く触れておくと丁寧な印象になります。
| 原因 | 対応策 |
|---|---|
| URLの期限切れ | 再アップロードして送信 |
| 誤ったURLコピー | 正しいリンクを再提示 |
| 受信側の環境依存 | 別ブラウザを推奨 |
例文①（再送メール）
件名：【再送】ファイル共有のお知らせ（ギガファイル便）
□□様
お世話になっております。
先ほどお送りしたファイルにつきまして、一部アクセスできないとのご連絡をいただきました。
改めてアップロードいたしましたので、下記URLよりご確認ください。
新しいURL：https://giga.file/xxxxxx
パスワード：share2026
有効期限：2026年2月6日まで
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
「再送」や「再アップロード」と明記すると、相手が安心して開封できます。
ファイルが大きすぎるときの分割送信方法
1つのファイルが大容量すぎてアップロードできない場合は、分割して送るのが効果的です。
ギガファイル便では複数ファイルをまとめて送ることもできますが、念のため「パート1」「パート2」と区別して伝えると分かりやすくなります。
| 対処法 | 説明 |
|---|---|
| ZIP圧縮 | ファイルを軽くして送信 |
| 分割送信 | 複数のURLで管理 |
例文②（分割送信メール）
件名：【資料送付】○○プロジェクト関連データ（分割送信）
□□様
お世話になっております。
データ容量が大きいため、2回に分けてアップロードいたしました。
それぞれのURLよりダウンロードをお願いいたします。
【Part1】https://giga.file/aaaaaa
【Part2】https://giga.file/bbbbbb
有効期限：2026年2月7日まで
ファイル名：project_data_part1.zip / project_data_part2.zip
ご不明点がありましたらお知らせください。
「分割送信」の明記で、受信者が混乱せずに作業できます。
補足：
分割送信時は、どのファイルがどの内容に対応しているのか、簡単な説明を添えるとより親切です。
たとえば、「Part1＝写真」「Part2＝資料」など、ひと目で理解できるよう整理しましょう。
まとめ：ギガファイル便メール例文を使いこなして信頼される送信者へ
ここまで、ギガファイル便を使ったメールの書き方や例文、注意点をシーン別に紹介してきました。
どの例文にも共通しているのは、「相手が迷わずダウンロードできるようにする」という思いやりの姿勢です。
メールはデータを送るだけでなく、あなたの信頼を届ける手段でもあります。
記事の要点をおさらい
最後に、本記事で紹介した重要ポイントを整理します。
| ポイント | 解説 |
|---|---|
| 基本操作 | URLを発行し、メール本文に貼り付けるだけで送信完了 |
| メール文面 | 件名・挨拶・URL・期限・署名を明確に |
| マナー | 有効期限とパスワードの記載を忘れない |
| トラブル対応 | 再送・分割送信の準備をしておくと安心 |
ビジネスでもプライベートでも、ギガファイル便を活用する場面は多くあります。
ただ送るだけでなく、相手がスムーズに受け取れる工夫を加えることで、「信頼できる人」として印象に残るでしょう。
今日紹介した例文をベースに、あなたの状況に合わせてカスタマイズすれば完璧です。
次にギガファイル便を使うときは、この記事のテンプレートを開いて、自信を持ってメールを送ってみてください。
