飲食店のキャンセル電話の正しいかけ方と例文集【前日・当日・フル会話例付き】

飲食店を予約したものの、どうしても行けなくなってしまった…そんなときに避けられないのがキャンセル電話です。

とはいえ「なんて言えばいいの？」「失礼にならない伝え方は？」と悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、前日や当日のキャンセルに使える例文から、フルバージョンの会話例、さらに飲食店スタッフ側の対応マニュアルまでをまとめて解説します。

これを読めば、利用者側は安心して電話ができ、お店側はスムーズに対応できるようになります。

キャンセル電話を気まずいものにせず、次回につながる良好な関係を築くためのヒントとして、ぜひ参考にしてください。

飲食店のキャンセル電話が大切な理由

キャンセル電話は、お客様と飲食店の双方にとってとても重要な連絡です。

単なる「予定変更の通知」ではなく、信頼関係を保つための礼儀でもあるのです。

予約キャンセルが店に与える影響

飲食店は予約に合わせて席の準備や仕込みを行っています。

そのため、直前のキャンセルや無断キャンセルは、空席を生むだけでなく、仕入れや人員配置にも影響を与えてしまいます。

直前の連絡や無断キャンセルはお店にとって大きな負担になるという点を意識しましょう。

キャンセルのタイミング	お店への影響
前日まで	他のお客様の予約を受けやすい
当日	仕込み済み食材や席が無駄になる
無断	お店に最も大きな負担を残す

お客様に求められる最低限のマナー

予約をキャンセルする際は、できるだけ早めに電話をすることが基本です。

また、伝えるときは丁寧な言葉遣いを心がけるだけで印象が大きく変わります。

「早めの連絡」と「丁寧な言葉遣い」が信頼関係を守る鍵と覚えておきましょう。

飲食店キャンセル電話の基本マナーと注意点

キャンセル電話は「ただ断る」だけでなく、相手に配慮を伝える場でもあります。

ここでは、特に押さえておきたい基本的なマナーと注意点を解説します。

いつ電話をすべきか（前日・当日）

キャンセルの連絡は、できるだけ早く伝えるのがマナーです。

理想は予約日前日までに連絡することですが、当日になってしまう場合でも、わかった時点ですぐに電話を入れましょう。

「ギリギリまで迷ってから連絡する」のはお店にとって迷惑になりやすいので避けたいところです。

連絡のタイミング	印象
前日まで	丁寧で配慮があると感じられる
当日	やむを得ない事情として理解される
直前・無断	信頼を損なう行為と受け取られる

声のトーンと敬語の基本ルール

電話口では相手の表情が見えないため、声のトーンがとても大切です。

ゆっくり、はっきりと、落ち着いた声で話すと誠意が伝わりやすくなります。

また、敬語は難しい表現を使う必要はなく、基本的なフレーズを丁寧に言うだけで十分です。

「落ち着いた声」＋「シンプルな敬語」＝安心感を与えるキャンセル電話というイメージで伝えると良いでしょう。

飲食店キャンセル電話の例文集【シーン別】

ここでは、実際にそのまま使える例文をシーン別に紹介します。

状況に合わせて言い回しを変えることで、より丁寧で伝わりやすいキャンセル電話ができます。

前日キャンセルのシンプル例文

「お世話になっております。○○（名前）と申します。」

「明日○時から2名で予約していたのですが、都合がつかなくなりキャンセルをお願いしたくてお電話しました。」

「直前のご連絡になり申し訳ありません。よろしくお願いいたします。」

当日キャンセルのシンプル例文

「本日○時から予約している○○です。」

「急な事情で伺うことができなくなってしまい、キャンセルをお願いしたいのですが。」

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」

体調不良などやむを得ない事情を伝える例文

「お世話になっております。○○（名前）と申します。」

「本日○時からの予約でしたが、体調の都合で伺えなくなってしまいました。」

「大変申し訳ございませんが、キャンセルをお願いいたします。」

無断キャンセルを避けるための言い方

「○時から予約していた○○と申します。」

「どうしても都合がつかず、本日は伺えません。」

「ご迷惑をおかけしないよう、事前にご連絡いたしました。」

シーン	例文の特徴
前日キャンセル	丁寧に伝えつつ早めの連絡で誠意を示す
当日キャンセル	誠実さを重視して謝罪を添える
体調などの事情	理由を簡潔に伝えて理解を得る
無断を避けたい場合	「伺えない」ことを必ず事前に伝える

どのシーンでも「謝意＋理由＋お願い」の3点セットで伝えるとスムーズです。

フルバージョン会話例【そのまま使える電話の流れ】

ここでは、お客様とお店のやり取りを想定した会話形式のフルバージョン例を紹介します。

シーンごとの会話の流れをイメージしておくことで、実際の電話でも落ち着いて対応できるようになります。

前日キャンセルの会話フル例

店：「お電話ありがとうございます。○○（店名）でございます。」

客：「お世話になっております。○○（名前）と申します。明日○時に2名で予約していたのですが、事情により伺えなくなりキャンセルをお願いしたくお電話しました。」

店：「かしこまりました。○○様、明日○時から2名様のご予約ですね。キャンセル承りました。」

客：「直前のご連絡になり申し訳ありません。またよろしくお願いいたします。」

店：「ご丁寧にありがとうございます。またのご利用をお待ちしております。」

当日キャンセルの会話フル例

店：「お電話ありがとうございます。○○（店名）でございます。」

客：「本日○時に予約している○○と申します。急な事情で伺えなくなってしまいましたので、キャンセルをお願いできますでしょうか。」

店：「承知いたしました。本日○時、○○様のご予約ですね。キャンセルとして処理させていただきます。」

客：「ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。」

店：「ご連絡ありがとうございます。またのご利用をお待ちしております。」

キャンセル料が発生する場合の会話フル例

店：「お電話ありがとうございます。○○（店名）でございます。」

客：「本日○時に予約していた○○です。大変申し訳ないのですが、伺えなくなりキャンセルをお願いしたいのですが。」

店：「かしこまりました。○○様、本日○時のご予約ですね。当日のキャンセルにつきましては、キャンセル料をいただく場合がございますがご了承いただけますか。」

客：「はい、承知しました。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」

店：「ありがとうございます。キャンセルの処理をいたしました。またのご利用を心よりお待ちしております。」

シーン	ポイント
前日キャンセル	「早めの連絡」と「再訪希望」を伝えると印象が良い
当日キャンセル	誠意ある謝罪をしっかり伝えることが大切
キャンセル料発生時	了承を得たうえで冷静にやり取りする

会話形式の流れを事前にイメージしておくと安心して電話できるようになります。

飲食店がキャンセルポリシーを伝える方法

お客様に不安を与えずにキャンセルポリシーを伝えることは、トラブルを避けるために大切です。

強く言いすぎると圧迫感になりますが、事実を落ち着いて伝えることで自然に理解してもらえます。

電話で自然に伝えるフレーズ例

予約を受ける際に、以下のような言い回しを添えるとスムーズです。

「○月○日○時、○名様で承りました。当日のキャンセルは料金が発生する場合がございますので、ご変更等ありましたらお早めにご連絡ください。」

「○名様のご予約ありがとうございます。当日や直前のキャンセルはご負担が発生する場合がありますので、念のためお伝えいたしますね。」

「脅す」のではなく「事実を共有する」姿勢が重要です。

キャンセル料の具体的な設定例

キャンセル料は店舗ごとに異なりますが、お客様に分かりやすい基準を示すと安心感につながります。

キャンセルのタイミング	キャンセル料の目安
3日前まで	無料
前日	10〜30％程度
当日	50〜100％程度
無断	80〜100％程度

数字はあくまで一例ですが、基準を設けることで曖昧さを避けられます。

「明確さ」と「柔軟さ」を両立させることが信頼を築くポイントです。

飲食店スタッフのキャンセル電話対応マニュアル

キャンセル電話を受けるときは、ただ事務的に処理するだけではなく、お客様との信頼を守る意識が大切です。

ここでは、スタッフが実践できる対応の流れを紹介します。

予約内容を正確に確認する流れ

キャンセルの電話が入ったら、まず「名前・日時・人数」を必ず確認しましょう。

似た名前の予約が重なっている場合もあるため、フルネームで確認することが重要です。

確認不足は予約トラブルにつながりやすいので要注意です。

確認すべき項目	チェックポイント
名前	フルネームで聞く
日時	日付と時間を両方確認
人数	予約人数が合っているか確認

お客様に寄り添い信頼を得る言葉がけ

キャンセルの電話をかける側も気まずさを感じています。

そこで共感を示すひと言を添えると印象がぐっと良くなります。

例：「急なご事情とのこと、承知いたしました。またのご来店を心よりお待ちしております。」

「理解＋次回への期待」を伝えると信頼が深まるのです。

キャンセル料を伝えるときの丁寧な説明例

キャンセル料が発生する場合は、理由と金額を簡潔に伝えましょう。

例：「当日のキャンセルにつきましては、ご予約料金の50％をお願いしております。ご了承いただけますでしょうか。」

このとき、声を落ち着けて柔らかく伝えると受け入れられやすくなります。

金額だけを一方的に伝えるのはNGです。

「理由＋丁寧な言い回し」で伝えることが大切です。

まとめ：キャンセル電話で良好な関係を保つコツ

飲食店のキャンセル電話は、ただ予定を取り消すだけのやり取りではありません。

お客様とお店が信頼関係を保つための大切な機会でもあります。

お客様側は、できるだけ早めに連絡し、丁寧な言葉遣いを心がけることが基本です。

一方でお店側は、予約内容を正確に確認し、事情に寄り添う姿勢を見せることで、次回の利用につなげられます。

お客様側のポイント	お店側のポイント
早めの連絡を入れる	予約内容を正確に確認する
理由を簡潔に伝える	共感を示す言葉を添える
丁寧な敬語で謝意を伝える	キャンセル料をわかりやすく説明する

お互いが思いやりを持った対応をすることで、次回につながる良好な関係が築けるのです。

本記事の例文やフル会話例を参考に、安心してキャンセル電話を行えるよう準備しておきましょう。