送別会を上手に辞退する言い方と例文集！失礼にならない断り方

送別会を断りたいけれど、「印象が悪くならないかな」と迷う人は多いですよね。

ですが、実は断り方のポイントを押さえれば、むしろ誠実で好印象に見えることもあります。

この記事では、2025年のマナーやトレンドを踏まえて、送別会を上手に辞退する言い方をわかりやすく紹介します。

職場・アルバイト・学校などのシーン別に使える例文テンプレートや、辞退後のフォローメッセージ例もたっぷり掲載。

相手に失礼にならず、気持ちを丁寧に伝える方法を一緒に見ていきましょう。

送別会を辞退しても失礼じゃない？社会人の基本マナー2025年版

送別の集まりを断るとき、「失礼に思われないかな」と不安になりますよね。

ですが、2025年現在では、送別会の形も多様化しており、必ずしも全員が出席する必要はありません。

ここでは、無理をせずに上手に辞退するための基本マナーを紹介します。

「送別会を断るのは失礼」と思われがちな理由

まず知っておきたいのは、送別会は感謝の気持ちを伝える場という点です。

そのため、「参加しない＝冷たい印象を与えるのでは」と考えてしまう人が多いのです。

しかし、本当に大切なのは“気持ちの伝え方”です。

心のこもった言葉でお断りできれば、失礼にはなりません。

NGな考え方	OKな考え方
参加しないと関係が悪くなる	辞退しても感謝を伝えれば関係は保てる
理由を細かく説明すべき	シンプルに伝える方が印象が良い

2025年の新常識：多様な送別スタイルが増えている背景

近年では、形式ばった会食だけでなく、昼休みの軽いランチ送別や、メッセージカードで感謝を伝えるケースも増えています。

つまり、参加しない＝失礼という固定観念は時代遅れになりつつあるのです。

自分の生活リズムや体調を優先する選択も、今の社会では自然なこととされています。

丁寧に断るための3原則（早め・簡潔・感謝）

送別会を辞退する際には、次の3つのポイントを意識するだけで印象が大きく変わります。

原則	ポイント
早めに伝える	幹事の負担を減らせます。日程が合わないと分かった時点で伝えましょう。
簡潔に伝える	長い説明は不要です。「都合がつかず」「私用のため」などの一言で十分です。
感謝を添える	「お声かけありがとうございます」などの一文で印象が柔らかくなります。

この3つを意識するだけで、相手への配慮が伝わり、角が立たない断り方になります。

送別会を上手に断るための伝え方【状況別ガイド】

送別会を断るとき、相手との関係性や場の雰囲気によって言葉の選び方が変わります。

ここでは、メール・チャット・口頭など、シーン別に自然で丁寧な伝え方を紹介します。

ポイントは「相手に手間をかけさせず、気持ちをきちんと伝えること」です。

メールや社内チャットで伝えるときのポイントと例文

ビジネスシーンでは、簡潔でありながら感謝を忘れない表現が大切です。

以下の例文を参考に、自分の立場や職場の雰囲気に合わせて調整してみましょう。

シーン	例文
フォーマルなメール	「◯◯さんの送別会にお誘いいただきありがとうございます。申し訳ありませんが、当日は私用のため参加が難しい状況です。ご準備などお手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。◯◯さんの今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。」
社内チャット	「お誘いいただきありがとうございます。当日は都合が合わず参加できません。◯◯さんには改めてご挨拶させていただければと思います。」

フルバージョン例文（メール形式）

件名：送別会について（ご連絡）

本文： いつもお世話になっております。◯◯部の△△です。 このたび◯◯さんの送別会にお誘いいただき、ありがとうございます。 誠に恐縮ですが、当日は家庭の都合により参加が難しい状況です。 お気遣いいただき感謝申し上げます。 ◯◯さんの新天地でのご活躍を心よりお祈りいたします。

LINE・口頭で断るときの自然な言い方（フル会話例つき）

フレンドリーな関係性の場では、言葉を柔らかくして伝えるのがポイントです。

相手に「気にしないで」と思ってもらえるような言い方を意識しましょう。

シーン	例文
LINEメッセージ	「送別会のお誘いありがとう！その日はどうしても都合がつかず、参加が難しそうです。皆さんとお祝いできないのは残念ですが、気持ちはしっかり応援しています！」
口頭での伝え方	「お声かけありがとうございます。その日、ちょっと予定が重なっていて行けそうにありません。お気持ちはすごく嬉しいです。」

フルバージョン例文（会話形式）

同僚：「今度の送別会、来られる？」

あなた：「誘ってくれてありがとう。でもその日は予定があって難しそうなんだ。お気持ちすごく嬉しいよ。みんなで楽しんできてね。」

同僚：「そっか、また別の機会に！」

あなた：「うん、ぜひまたゆっくり話そう。」

避けたいNGワードとその言い換えフレーズ例

送別会を断るとき、言葉を間違えると印象を悪くしてしまうことがあります。

下記の表を参考に、同じ内容でも柔らかく伝えられる言い方を意識してみましょう。

避けたい言い方	おすすめの言い換え
「行きたくありません」	「都合が合わず参加が難しそうです」
「面倒なのでやめておきます」	「今回は都合がつかず見送らせていただきます」
「忙しいので無理です」	「スケジュールの都合で参加が難しい状況です」

相手の立場を思いやる言葉選びが、円滑なコミュニケーションの鍵です。

【例文集】送別会を辞退するときのシーン別テンプレート

送別会を断るときは、状況に合った言葉選びが重要です。

ここでは、職場・アルバイト・学生生活など、さまざまな立場に合わせた具体例を紹介します。

そのまま使えるテンプレート形式の例文を豊富に掲載しています。

職場の送別会を辞退するときの例文（メール・チャット・フル文）

職場でのやり取りでは、礼儀正しく簡潔にまとめるのが基本です。

特に上司や幹事に対しては、感謝を添えることで印象が柔らかくなります。

形式	例文
メール（丁寧）	「◯◯さんの送別会にお声かけいただき、ありがとうございます。誠に恐縮ですが、当日は都合がつかず参加が難しい状況です。ご準備などお手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
チャット（シンプル）	「お誘いいただきありがとうございます。当日は予定が重なっており、参加できません。お気遣い感謝いたします。」

フルバージョン例文（メール形式）

件名：送別会について（ご連絡）

本文：

◯◯課の△△です。

このたび◯◯さんの送別会にお誘いいただきありがとうございます。

大変恐縮ですが、当日は都合により出席が難しい状況です。

ご準備等でお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

◯◯さんの今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

アルバイトの送別会を辞退するときの例文（LINE・口頭・フル会話）

アルバイト先では、少しフランクでも構いません。

ただし、言葉遣いは丁寧にしておくと印象が良くなります。

形式	例文
LINE（カジュアル）	「送別会のお誘いありがとう！その日は予定があって参加が難しそうです。皆さんとお祝いできないのは残念ですが、またお店でお話しできたらうれしいです。」
口頭（ナチュラル）	「ありがとうございます。その日、用事があって行けそうにないんです。気持ちはすごくありますので、また今度ぜひお話ししましょう。」

フルバージョン例文（会話形式）

先輩：「今度の送別会、来られそう？」

あなた：「ありがとうございます。でもその日は予定が入っていて難しそうです。お気持ちすごくうれしいです。」

先輩：「そっか、またバイトのときに話そう！」

あなた：「はい、ぜひお願いします。」

学校・部活など学生向けの送別会辞退例文（SNS・口頭・メッセージ形式）

学生の場合は、明るく前向きに伝えるのがコツです。

仲間との関係を大切にしつつ、無理せず自然に辞退の気持ちを伝えましょう。

形式	例文
SNSメッセージ	「誘ってくれてありがとう！その日は別の予定があって行けないんだ。本当に残念だけど、あとで直接◯◯先輩にお礼を伝えるね。」
口頭	「ごめんね、その日ちょっと予定が重なってて行けなさそうなんだ。でも◯◯先輩にありがとうって伝えておいて！」

どんな立場でも、丁寧に感謝の気持ちを伝えれば、断っても印象は悪くなりません。

【理由別】送別会を断るときの上手な言い方まとめ

送別会を辞退する理由は人それぞれです。

体調や家庭の事情など、正直に言いにくい理由でも、表現を工夫すれば印象良く伝えられます。

ここでは、状況別に「丁寧で自然な断り方」の例文を紹介します。

体調不良を理由に断る場合（ビジネス・カジュアル例文）

体調を理由にする場合は、詳細を語らずシンプルに伝えるのがポイントです。

「大事を取って」「今回は控えさせていただきます」といった表現が上品でおすすめです。

形式	例文
ビジネス（メール）	「お誘いいただきありがとうございます。恐縮ですが、体調がすぐれず今回は控えさせていただきます。お気遣い感謝いたします。」
カジュアル（チャット）	「ありがとう。でもちょっと体調が本調子じゃないので、今回はお休みします。気にかけてくれて嬉しいです。」

フルバージョン例文（ビジネスメール）

件名：送別会の件について

本文：

◯◯部の△△です。

このたびはお声かけありがとうございます。

恐縮ですが、体調がすぐれず今回は控えさせていただきます。

ご準備などお手数をおかけし申し訳ありません。

◯◯さんの今後のご発展を心よりお祈りいたします。

家庭の事情・私用を理由に断る場合（やわらかい言い方3選）

私的な予定は詳しく説明する必要はありません。

あくまで「都合がつかない」という表現にとどめ、丁寧に感謝を添えるのがポイントです。

パターン	例文
1. ビジネス向け	「お誘いありがとうございます。当日は私用のため参加が難しい状況です。お気遣い感謝いたします。」
2. カジュアル	「ありがとう。その日はちょっと私用があって行けなさそうなんだ。気持ちはすごくうれしいよ。」
3. 書面・メッセージ用	「このたびはお声かけいただきありがとうございます。恐縮ですが、都合により参加を見合わせます。ご理解のほどお願いいたします。」

金銭的・スケジュール的な理由で断る場合（フルバージョン例文あり）

金銭的な事情や多忙を理由にする場合は、直接的に言わず「都合」や「予定」と表現します。

誠実さと前向きなトーンを意識すると角が立ちません。

シーン	例文
スケジュールの都合	「当日は予定が重なっており、参加が難しい状況です。せっかくお声かけいただいたのに申し訳ございません。」
金銭的な理由（やわらかい言い回し）	「都合が合わず、今回は見送らせていただきます。お気遣い本当にありがとうございます。」

フルバージョン例文（スケジュール理由）

件名：送別会について

本文：

いつもお世話になっております。◯◯課の△△です。

このたびは送別会のお誘いをありがとうございます。

大変恐縮ですが、当日は別の予定があり、出席が難しい状況です。

お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

人付き合いが苦手・気が進まないときの断り方（丁寧・正直パターン別）

人付き合いに負担を感じる場合でも、無理をする必要はありません。

相手を否定せず、自分の都合を理由に「今回は遠慮します」と伝えるのが自然です。

トーン	例文
丁寧	「お誘いありがとうございます。今回は都合により参加を見合わせます。また別の機会にお話しできたらうれしいです。」
正直	「声をかけてくれてありがとう。少し予定が詰まっていて今回は見送らせてください。気持ちはすごくありがたいです。」

どの理由であっても、誠実なトーンと感謝を添えれば、断り方は印象良く伝わります。

辞退後のフォローで印象を上げるメッセージ例

送別会を断ったあと、「気まずいまま終わるのは嫌だな」と感じることはありませんか？

実は、断ったあとのひとことが印象を左右します。

辞退後のフォローこそが、関係をより良く保つ最も効果的な方法です。

幹事へのお礼メッセージ例（メール・チャット）

幹事は準備や調整で多くの時間を割いています。

辞退後にお礼を伝えることで、誠実な印象を残すことができます。

形式	例文
メール（丁寧）	「送別会のご案内ありがとうございました。今回は参加できず申し訳ありません。ご準備など大変かと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
チャット（簡潔）	「段取りありがとうございます。今回は参加できずすみません。当日よろしくお願いします！」

フルバージョン例文（幹事宛メール）

件名：送別会について

本文：

幹事の◯◯さん

送別会のご案内をいただきありがとうございます。

今回は参加が難しくなってしまい申し訳ありません。

ご準備などお手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

当日が素敵な時間になりますようお祈りしています。

退職・卒業する本人へのメッセージ例（フルバージョン）

辞退しても、本人に直接ひとこと伝えることでしっかり気持ちは届きます。

短くても誠意のこもったメッセージを意識しましょう。

トーン	例文
フォーマル	「このたびはお世話になりありがとうございました。送別会には参加できず申し訳ありませんが、今後のご活躍を心よりお祈りいたします。」
カジュアル	「今まで本当にお世話になりました。送別会には行けませんが、応援しています。またお会いできるのを楽しみにしています！」

フルバージョン例文（メッセージカードなど）

◯◯さんへ

これまで本当にお世話になりました。

送別会に参加できず残念ですが、感謝の気持ちはしっかり伝えたくてメッセージを書きました。

新しい環境でのご活躍を心よりお祈りしています。

またお会いできる日を楽しみにしています。

翌日フォローで印象を保つ一言例（短文テンプレ）

送別会の翌日、さりげなく一言添えるだけでも好印象を残せます。

「欠席したことを気にしている」よりも「気にかけていた」姿勢を見せるのがポイントです。

シーン	一言メッセージ例
職場で	「昨日はありがとうございました。◯◯さんによろしくお伝えください。」
学生・バイト先で	「昨日の送別会どうだった？行けなかったけど、皆さんによろしく伝えておいてね。」
チャット・メール	「昨日はありがとうございました。◯◯さんのお話、ぜひまた聞かせてください。」

断った後のひとことが、印象を大きく左右します。誠実なフォローで信頼関係を保ちましょう。

まとめ：断り方ひとつで印象が変わる。誠実さが信頼をつくる

送別会を辞退することは、決して悪いことではありません。

むしろ、自分の状況を正直に伝え、相手への配慮を忘れない姿勢こそが大切です。

「早めに」「簡潔に」「感謝を込めて」――この3つがあれば、どんな断り方も失礼にはなりません。

本記事で紹介した例文を使えば、どんな立場でも自然に、相手を思いやりながら辞退の気持ちを伝えることができます。

また、辞退後に軽くフォローを入れることで、信頼関係はむしろ強くなる場合もあります。

重要なのは「出席するかどうか」よりも、「どう伝えるか」です。

大切な3原則	意識すべきポイント
早めに伝える	相手の準備の手間を減らせる
簡潔に伝える	余計な説明は避け、理由は一言で
感謝を添える	「お誘いありがとうございます」の一言で印象アップ

誠実な断り方は、信頼の積み重ねです。

どんな場面でも、相手を思いやるひとことがあなたの印象を守り、次の関係をより良いものにしてくれるでしょう。