送別会の招待状の書き方と例文集！上司・同僚・友人向けテンプレート付き

送別会を開くときに欠かせないのが「招待状」や「案内文」です。

どんなに良い会を企画しても、招待文が冷たい印象ではもったいないですよね。

この記事では、送別会の招待状の基本構成・書き方マナー・立場別の例文までをわかりやすく解説します。

上司・同僚・友人・オンライン形式など、さまざまなシーンに使える文例を紹介しているので、初めて幹事をする方でも安心です。

形式にとらわれず、気持ちが伝わる一通を届けるためのヒントを、ここから一緒に見ていきましょう。

送別会の招待状とは？目的と書くべき基本ポイント
1. 送別会招待状の意味と役割
2. 押さえるべき5つの基本構成（例文テンプレート付き）
送別会招待状のマナーと文面ルール
送別会招待状例文集【関係性・シーン別】
送別会の招待状を送るタイミングと配慮マナー
心に残る送別会招待状を作るコツ
まとめ！形式よりも“気持ち”が伝わる招待状を

送別会の招待状とは？目的と書くべき基本ポイント

送別会の招待状は、単なるお知らせではなく「感謝の気持ちを伝える最初のステップ」です。

相手に丁寧な印象を与えつつ、参加を促す温かい文面にすることが大切です。

ここでは、送別会招待状の目的と、書く際に押さえるべき基本構成を紹介します。

送別会招待状の意味と役割

送別会の招待状は、主賓となる方を敬い、関係者へ感謝とお別れの場を知らせる役割を持ちます。

同時に、「どんな雰囲気の会か」「どんな気持ちで参加してほしいか」を伝える手紙でもあります。

招待状は“会のトーンを決める”大切な要素といえます。

たとえば、フォーマルな職場の会なら落ち着いた文面に、仲の良いメンバーでの集まりなら柔らかい表現を選ぶと良いでしょう。

目的	伝える内容
会の趣旨を伝える	感謝・お祝いの気持ち
開催情報を明示する	日時・場所・費用・出欠方法
雰囲気を示す	フォーマル／カジュアルのトーン

押さえるべき5つの基本構成（例文テンプレート付き）

送別会の招待状には、どんな形式でも共通する「5つの要素」があります。

この5つを意識するだけで、読みやすく誤解のない案内文になります。

構成要素	説明	記載例
① あいさつ	冒頭で全体の雰囲気を和らげる	「お疲れさまです。」「こんにちは。」
② 趣旨	なぜ送別会を開くのかを明確にする	「〇〇さんの新しい門出をお祝いして…」
③ 詳細	日時・会場・参加費・形式など	「日時：〇月〇日　会場：〇〇」
④ 出欠	返信期限と方法を明記	「〇月〇日までにお知らせください」
⑤ 結び	温かい言葉で締めくくる	「皆さまのご参加をお待ちしています」

文章は長くなりすぎず、1ブロックごとに改行を入れると読みやすくなります。

特にスマートフォンで閲覧されることが多い場合は、1〜2文ごとに段落を分けるのがおすすめです。

形式よりも「読みやすさ」と「温かさ」を優先すると、自然に良い印象を与えられます。

送別会の招待状は、“会の雰囲気を言葉で形にする”ツール。

どんな文面でも、「相手への気持ち」を中心に据えることが一番のポイントです。

送別会招待状のマナーと文面ルール

送別会の招待状は、誰にでも伝わるシンプルな構成でありながら、丁寧さと誠意を感じさせる文面が求められます。

ここでは、文体の使い分けや返信依頼の書き方など、知っておきたい基本マナーをまとめます。

敬語とトーンの使い分け（上司／同僚／友人）

送別会の案内文で最も大切なのが「言葉遣いのバランス」です。

上司や先輩が主賓の場合は、敬語を用いながらも堅すぎない自然な文面に整えることがポイントです。

一方で、同僚や友人など親しい相手には、ややカジュアルなトーンで構いません。

相手	トーン	文体の特徴
上司・先輩	フォーマル	敬語中心・感謝を丁寧に伝える
同僚	ややカジュアル	親しみのある表現で温かみを出す
友人	フランク	自然体で軽やかな言葉選び

たとえば、上司向けには「お世話になった〇〇さんを囲んで」などの丁寧な言い回しを使いましょう。

一方、友人向けには「〇〇さんの新しいスタートをお祝いして集まります」といった柔らかい文面が好印象です。

相手との距離感に合わせて文体を変えることが、マナーの第一歩です。

出欠確認の依頼方法と締め切り設定のコツ

出欠の依頼は、参加者が返信しやすいように明確に書くことが大切です。

返信方法を複数提示すると、よりスムーズに回答が集まります。

返信方法	記載例
メール返信	「本メールへの返信でお知らせください」
チャットツール	「グループチャットにスタンプでお知らせください」
フォーム	「下記フォームから出欠をご入力ください」

締め切り日は、開催の1週間前を目安に設定すると余裕をもって準備ができます。

返信期限を明示しないと、参加人数の把握や会場予約に支障が出ることがあります。

日付や方法を明確に伝えることが、全体運営の円滑化につながります。

オンライン送別会での案内マナー（Zoom・Teams対応）

近年はオンライン形式での送別会も増えています。

オンライン開催では、接続方法や開始時間をわかりやすく記載し、事前のテスト案内を添えるのがマナーです。

項目	記載内容のポイント
接続URL	クリックで直接参加できるようにリンク形式で記載
入室時間	「5分前から入室可能」など具体的に
形式	「カメラ任意」「マイクオフ推奨」などルールを簡潔に記載

オンラインの場合、参加方法の記載不足がトラブルの原因になりやすいため注意が必要です。

また、通信環境や使用デバイスに関するフォローを添えると親切です。

オンラインでも「安心して参加できる案内文」を意識しましょう。

送別会招待状のマナーは、形式を守ることだけでなく「相手への思いやり」を表す行動でもあります。

言葉選び、返信依頼、オンライン対応など、すべてにおいて“相手の立場で考える”ことが最も大切です。

送別会招待状例文集【関係性・シーン別】

この章では、立場やシーンに合わせた送別会招待状の例文を紹介します。

フォーマルからカジュアルまで幅広く対応できる内容なので、そのまま使うことも、自分の言葉にアレンジすることも可能です。

すべての例文は、丁寧さと温かみを両立させた表現にしています。

上司・先輩向け（ビジネスメール例文）

上司や先輩が主賓となる送別会では、敬意と感謝をしっかりと伝える文章が理想です。

職場全体への通知メールとしても使える、ベーシックな文面を紹介します。

目的	文例ポイント
フォーマルさ	敬語・謙譲語を適度に使用
感謝の表現	功績や支えへの感謝を丁寧に述べる
締め方	「皆さまのご参加をお待ちしております」でまとめる

例文：

 件名：〇〇部長送別会のご案内 皆さま お疲れさまです。総務の中村です。 このたび、長年にわたり私たちを支えてくださった〇〇部長のご退職にあたり、感謝の気持ちを込めて送別会を開催いたします。 下記の通りご案内申し上げます。 日時：10月20日（金）18時30分〜 会場：レストラン「光風」 会費：5,000円程度 出欠：10月10日までに本メールへの返信にてお知らせください。 これまでのご指導に感謝し、心温まるひとときを共に過ごせれば幸いです。 皆さまのご参加をお待ちしております。 総務部　中村

形式を守りながらも、堅すぎない言葉で感謝を伝えるのがポイントです。

同僚・友人向け（カジュアルLINE／メール例文）

同僚や友人との送別会は、気持ちをそのまま言葉にするくらいがちょうど良いです。

親しみのあるトーンで、楽しみながらお別れを伝える雰囲気を作りましょう。

要素	内容
挨拶	「こんにちは」「お疲れさまです」など軽い一言
趣旨	「〇〇さんの新しい門出をお祝いしたくて」
文体	柔らかい口調、顔文字や絵文字は控えめに

例文：

 件名：〇〇さんの送別会のお知らせ みなさんこんにちは。 このたび〇〇さんが新しい環境へ進まれるとのことで、感謝と応援の気持ちを込めて集まりを開きます。 ご都合のつく方はぜひご参加ください。 日時：10月18日（木）19:00〜 会場：カフェ「シーズンテーブル」 会費：4,000円 出欠：10月10日までにLINEでお知らせください。 当日は思い出話をしながら、〇〇さんを温かく送り出しましょう。

カジュアルな場面でも、日時・返信期限などの情報は明確に書くことが大切です。

オンライン開催向け（Zoom・Teams用文面）

リモート勤務や距離のあるメンバーが多い場合は、オンライン形式の送別会が便利です。

接続URLや所要時間などをわかりやすくまとめるのがコツです。

項目	記載例
日時	「10月25日（金）18:00〜19:30」
形式	「Zoomミーティング」
URL	https://zoom.us/j/xxxxx
備考	「途中参加・退室OK」など柔軟さを示す

例文：

 件名：【オンライン送別会】〇〇さんを囲む会のご案内 皆さま お疲れさまです。営業部の山田です。 このたび、〇〇さんのご退職にあたり、オンラインで送別会を開催することとなりました。 日時：10月25日（金）18:00〜19:30 形式：Zoomミーティング URL：https://zoom.us/j/xxxxx 会費：なし リラックスした雰囲気でお話しできればと思います。 皆さまのご参加をお待ちしております。 営業部　山田

オンラインの場合も「明るく、気軽に参加できる文面」を意識すると好印象です。

短文・一言テンプレート（Slack・Chatwork対応）

社内チャットで送る場合は、短くて明確なメッセージが求められます。

業務中でもサッと目を通せる一言テンプレートを紹介します。

場面	一言メッセージ例
全体告知	「〇〇さんの送別会を10/25（金）に開催します。詳細は追ってご案内します！」
出欠確認	「参加できる方はスタンプでお知らせください」
フォロー	「ご都合のつかない方も、メッセージをいただけると嬉しいです」

短文でも、相手への気遣いを添えることで温かさが伝わります。

例文はあくまで“型”です。あなたの言葉で気持ちを添えることが、何よりも印象に残るポイントです。

送別会の招待状を送るタイミングと配慮マナー

送別会の招待状は、ただ送れば良いものではなく「いつ、どのように伝えるか」も大切なポイントです。

適切なタイミングと、相手や参加者への配慮を意識することで、全体の印象がぐっと良くなります。

この章では、送付時期や返信期限の設定、そして特別な配慮が必要なケースについて解説します。

送付時期と返信期限のベストタイミング

招待状を送る時期は、早すぎても遅すぎても混乱を招くことがあります。

最もスムーズに参加者を集められるタイミングを意識しましょう。

送付時期	目安	ポイント
開催の約3週間前	ベスト	スケジュール調整しやすい
2週間前	可	多くの職場で一般的
1週間前	遅め	日程が合わない人が出やすい

返信期限は開催の1週間前を目安に設定すると、出席者数の把握や準備がしやすくなります。

また、返信方法を複数用意すると、回答率が上がります。

「返信しやすさ」は幹事にとっての最重要ポイントです。

主賓がサプライズの場合の案内方法

主賓本人に知らせずに送別会を開く「サプライズ形式」の場合は、特に慎重な案内が求められます。

社内全体メールなど、本人が閲覧できる場所での告知は避けましょう。

ポイント	具体的な対応
連絡手段	限定メンバーのチャットやグループメールを使用
件名	「〇〇さんを囲む集まりについて」など曖昧な表現
注意事項	「本人には内緒でお願いします」と明記

また、招待文のトーンも「驚かせたい」より「感謝を込めて温かく送りたい」という方向で統一すると、誤解を避けられます。

秘密の計画ほど、言葉選びに優しさを添えることが大切です。

日程変更・再送時の丁寧な対応方法

予定変更や再案内が発生することもあります。

その際は「お詫び」と「最新情報」をセットで伝えることがマナーです。

状況	対応文例
日時変更	「ご多忙の中恐縮ですが、日程を〇月〇日に変更させていただきます」
場所変更	「よりアクセスの良い場所に変更いたしました」
主賓の都合	「主賓のご予定に合わせて調整いたしました」

変更の連絡は早めに行い、再送時には旧情報を明確に削除します。

また、件名には「【再送】」や「【訂正版】」を入れるとわかりやすくなります。

特に再送時は“最新情報のみ”を簡潔にまとめることが重要です。

送別会の案内は「丁寧なタイミング設計」で印象が決まります。

余裕をもったスケジュールと誠実な連絡を心がけることで、誰にとっても参加しやすい会になります。

心に残る送別会招待状を作るコツ

送別会の招待状を「丁寧に書く」だけでは、まだ不十分です。

相手の心に残る案内文にするためには、“気持ちの見えるひと工夫”が必要です。

この章では、読み手の感情を動かし、自然に「参加したい」と思ってもらえる表現のコツを紹介します。

読み手の心を動かす「一文の魔法」

文章の中に、たった一文でも「心を動かす言葉」があると、印象は大きく変わります。

それは決して難しい表現ではなく、素直な思いを伝えるシンプルな一文で十分です。

目的	一文の例
感謝を伝える	「これまでのご指導に、心より感謝しております。」
応援を表す	「新しい環境でも、〇〇さんらしくご活躍されることを願っています。」
一体感を生む	「みんなで〇〇さんを温かく送り出せたら嬉しいです。」

“心を込めた一文”こそが、形式を超えて印象に残る最大のポイントです。

文章を装飾するより、気持ちを素直に表す方がはるかに伝わります。

「参加したい」と思わせる表現の工夫

招待状の文面を少し工夫するだけで、読み手の印象が変わります。

大切なのは、「どんな会になるのか」を想像させることです。

表現のタイプ	例文	効果
雰囲気を伝える	「和やかな時間を共に過ごしたいと思います。」	穏やかな印象を与える
目的を伝える	「〇〇さんへの感謝の気持ちを共有できればと思います。」	参加意欲を高める
期待を添える	「皆さまと笑顔でお会いできるのを楽しみにしています。」	ポジティブな印象を残す

会の内容を想像できると、参加者は自然と「行きたい」と感じます。

また、句読点や改行を工夫し、読みやすいリズムに整えることも印象を左右します。

丁寧すぎる文体よりも、自然で温かい文章を意識しましょう。

感謝を伝える言葉の具体例集

最後に、送別会の招待文に添えると効果的な「感謝の言葉」を紹介します。

どんな立場の相手にも応用できる表現を中心にまとめました。

シーン	フレーズ例
上司・先輩へ	「日々のご指導と温かいお言葉を、心より感謝申し上げます。」
同僚へ	「いつも助けてくださり、本当にありがとうございました。」
友人・後輩へ	「一緒に過ごした時間は、かけがえのない思い出です。」

こうした一文を加えることで、事務的な案内文から「想いの伝わるメッセージ」に変わります。

“丁寧 × 温かみ”のバランスこそが、心に残る招待状の鍵です。

送別会の招待状は、ただの連絡文ではなく「相手を思う言葉の贈り物」です。

形式を守りながら、自分の言葉で感謝を伝えることが、最高のマナーになります。

まとめ！形式よりも“気持ち”が伝わる招待状を

送別会の招待状には、決まった正解はありません。

最も大切なのは、相手への感謝や労いの気持ちを、言葉にのせて丁寧に伝えることです。

どんな形式でも、気持ちがこもっていれば、相手にしっかりと伝わります。

本記事で紹介したポイントを、最後にもう一度整理しておきましょう。

テーマ	要点まとめ
基本構成	あいさつ・趣旨・詳細・出欠・結びを明確に
マナー	敬語や返信方法をわかりやすく
例文	関係性に合わせた柔軟なトーン
タイミング	2〜3週間前の送付が理想
コツ	感謝と温かさを込めた一文を添える